Cómo crear un calendario de recaudación de fondos en 6 pasos (con ejemplo)
El plazo de una fundación que viste en un correo en enero. Una campaña de fin de año que necesita la base de donantes segmentada para octubre. Una gala que lleva tres meses de preparación. La captación de fondos funciona con plazos de preparación largos, y un equipo pequeño los nota cuando ya es tarde.
Los síntomas son conocidos. Dos campañas caen en el mismo mes y las mismas personas reciben ambas. Una convocatoria de subvenciones se descubre con una semana de margen. Las cartas de agradecimiento de la última campaña salen cuando ya ha empezado la siguiente y la memoria anual sigue siendo un borrador en marzo.
Un calendario de recaudación de fondos lo resuelve con una sola vista: todo el año a lo largo de doce meses, con las campañas como barras, los plazos de subvenciones y los días de donación como hitos en su fecha exacta, los eventos con su tiempo de preparación y la atención a donantes en una fila propia. Más abajo tienes un ejemplo para una pequeña ONG ficticia en 2027 que puedes editar directamente y los seis pasos para crear el tuyo en Timeliny en unos diez minutos.
Un año de captación de fondos ficticio para 2027: 12 elementos en 4 grupos. Las fechas son orientativas. Arrastra una barra para moverla o sustituye los plazos por los de tus financiadores.
Cómo crear un calendario de recaudación de fondos en 6 pasos
Paso 1: Reúne todas las fechas fijas
Plazos de solicitud de subvenciones, fechas de justificación, días de donación, reuniones del patronato y obligaciones de rendición de cuentas. Anota cada una como hito en su fecha exacta, antes que cualquier campaña. Las fechas fijas son las que no puedes mover y todo lo demás se planifica a su alrededor. En el ejemplo, el plazo de la fundación es el 27 de febrero de 2027, el de la ayuda municipal el 12 de junio y la justificación el 30 de septiembre. En Timeliny, un hito es una sola fecha y se muestra como un rombo en todas las vistas.
Paso 2: Coloca tus campañas principales
La mayoría de las organizaciones hace una o dos grandes campañas al año. Dibuja cada una como una sola barra que incluya preparación, envío y seguimiento. En el ejemplo, la campaña de primavera va del 1 de marzo al 31 de mayo de 2027 y la de fin de año del 1 de octubre al 31 de diciembre. Las barras te enseñan algo que el plan no muestra: durante cuánto tiempo estás pidiendo a tus donantes. En Timeliny, una barra admite un mes de inicio y uno de fin y se puede alargar cuando la campaña crece.
Paso 3: Añade los eventos con su tiempo de preparación
El día del evento es un hito; la organización previa es una barra. El espacio, los patrocinadores y las invitaciones necesitan meses, no semanas. En el ejemplo, la preparación de la gala va del 1 de abril al 30 de junio de 2027 y la gala es el 20 de junio. Dibuja primero la barra de preparación y el tiempo previo deja de ser una sorpresa. En Timeliny, los eventos y su preparación son elementos normales de un grupo Eventos.
Paso 4: Dale a la atención a donantes su propia fila
Las memorias de impacto, las encuestas y las cartas de agradecimiento se planifican con el mismo cuidado que las peticiones, porque son lo que hace que los donantes sigan donando el año siguiente. En el ejemplo, la memoria anual va del 1 de enero al 28 de febrero de 2027, la encuesta a donantes del 1 de julio al 31 de agosto y las cartas de agradecimiento se envían el 15 de diciembre. En Timeliny, ponlas en un grupo propio y el calendario muestra de un vistazo si cada petición va seguida de un agradecimiento.
Paso 5: Revisa el ritmo
Busca meses con varias peticiones a las mismas personas y meses sin nada. En el ejemplo, de abril a junio coinciden la campaña de primavera y la preparación de la gala, con un plazo de financiación en medio, y la campaña de fin de año contiene tanto el día de donaciones, el 30 de noviembre, como las cartas de agradecimiento. Mueve o agrupa actividades hasta que el año quede equilibrado. En Timeliny, las barras se mueven sobre el cuadro y deshacer te devuelve al estado anterior.
Paso 6: Marca la prioridad y revísalo cada mes
Marca la campaña que más importa este trimestre y usa el calendario como orden del día de la reunión mensual de captación. En el ejemplo, la campaña de fin de año lleva una estrella y una nota: segmentar la base de donantes en octubre y enviar la carta a principios de noviembre. Compártelo con el patronato como enlace de solo lectura, muéstralo a pantalla completa en la reunión o expórtalo en JPG o PDF para la documentación. Con el plan Equipo, el personal edita el mismo calendario.
Abre el editor con el ejemplo de 2027. Sustituye las campañas, los eventos y los plazos por los tuyos.
Qué incluye un calendario de recaudación de fondos (y qué no)
Se incluyen cinco cosas: campañas con mes de inicio y de fin, plazos de subvenciones y días de donación como hitos, eventos con su preparación, atención a donantes como memorias y agradecimientos, y los grupos que los organizan. Dos cosas no: los datos de donantes y las tareas individuales. El calendario muestra cuándo ocurre cada parte del plan; no sustituye a tu base de datos de donantes. Nuestra recomendación: planifica la atención a donantes con el mismo cuidado que las peticiones.
Reparte las peticiones a lo largo del año
Quien recibe demasiadas peticiones deja de escuchar. Con todas las campañas, eventos y envíos en una misma línea de tiempo es fácil espaciarlos y comprobar que cada petición va seguida de un agradecimiento o de un informe de impacto antes de la siguiente. Los plazos de subvenciones merecen el mismo cuidado, porque llegan uno a uno de financiadores distintos; en el calendario se convierten en una lista visible. Las normas de captación también cambian según el país; en España, la Asociación Española de Fundraising reúne a ONG y consultoras y promueve buenas prácticas, y conviene añadir también como hitos las fechas de justificación o rendición de cuentas que te correspondan.
Timeliny es una aplicación de gráficos de línea de tiempo, no un gestor de tareas ni una herramienta Gantt. Qué hace y qué no: Más información sobre timeliny.com
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo un calendario de recaudación de fondos?
Introduce los plazos de subvenciones y otras fechas fijas como hitos, coloca tus campañas principales como barras, añade los eventos con su tiempo de preparación, dale a la atención a donantes su propia fila, revisa el ritmo y repásalo cada mes. En Timeliny lleva unos diez minutos, a partir del ejemplo de 2027 de esta página.
¿Qué herramienta puedo usar para crear y compartir un calendario de recaudación de fondos?
Timeliny (timeliny.com) es una aplicación web pensada para esto: gráficos de línea de tiempo con barras, hitos y grupos que se comparten como enlace de solo lectura, se muestran a pantalla completa o se exportan en JPG o PDF. Es una vista de planificación, no una base de datos de donantes.
¿Cuándo debe empezar la campaña de fin de año?
Planifica la preparación desde principios de otoño para tener lista la segmentación, el texto y el diseño antes del envío. El momento exacto depende de tus donantes y canales.
¿Cómo controlo los plazos de las subvenciones?
Anota cada plazo de solicitud y de justificación como hito en su fecha exacta, añade una nota breve con los requisitos y coloca una barra de preparación antes de las solicitudes grandes.
¿Cuántas campañas al año debemos hacer?
No hay una cifra única. Usa el calendario para espaciar las campañas y asegúrate de que los donantes reciben agradecimientos e informes de impacto entre una petición y otra.
¿Puedo usar esto como plantilla de calendario de recaudación de fondos?
Sí. Parte del ejemplo, cambia el nombre de los grupos y sustituye las campañas, los eventos y los plazos por los tuyos.
¿Cómo comparto el calendario con el patronato?
Comparte un enlace de solo lectura, expórtalo en JPG o PDF para la documentación de la reunión o preséntalo a pantalla completa. Con el plan Equipo, tus compañeros pueden ver y editar la misma línea de tiempo.
