Cómo crear un plan de rotación para becarios y aprendices en 6 pasos (con ejemplo)
Tres becarios, cuatro departamentos, dieciséis meses. Todos los departamentos quieren un becario y ninguno quiere dos a la vez. La tutora de Finanzas se entera en mayo de que su becario llega la semana que viene, y el becario se entera de cuál es su próximo departamento por una hoja de cálculo que se actualizó antes del último cambio.
El patrón es conocido. Todos los que se incorporan empiezan en el mismo departamento, así que un equipo se satura mientras los demás esperan. Las revisiones caen en el mes de más carga del departamento de acogida. El periodo de alguien en el centro educativo no está en ningún plan y el departamento solo lo nota cuando esa persona no está.
Un plan de rotación lo resuelve con una sola vista: una fila por persona, cada estancia como una barra con su inicio y su fin, y las revisiones y evaluaciones como hitos en su fecha exacta. Más abajo tienes un ejemplo con tres becarios ficticios a lo largo de dieciséis meses, a partir de febrero de 2027, que puedes editar directamente y los seis pasos para crear el tuyo en Timeliny en unos diez minutos.
Un programa de rotación ficticio de febrero de 2027 a julio de 2028: 3 becarios, 4 departamentos y una fila de programa, 16 elementos. Arrastra una estancia a otro mes, alárgala o añade una cuarta persona.
Cómo crear un plan de rotación en 6 pasos
Paso 1: Fija el marco del programa
Añade como hitos el inicio del programa, la evaluación final y la fecha de cierre. Todo lo demás cabe entre ellos, así que ves de inmediato cuántos meses tienen que repartirse las estancias. En el ejemplo, el programa empieza el 2 de febrero de 2027, la revisión intermedia es el 24 de septiembre de 2027 y la evaluación final el 28 de mayo de 2028. En Timeliny, un hito es una sola fecha y se muestra como un rombo en todas las vistas.
Paso 2: Decide la duración de cada estancia
Los bloques iguales, por ejemplo de cuatro meses, son los más fáciles de planificar para los departamentos. Una estancia más larga, como un último periodo en el departamento de destino, está bien; solo hay que hacerla visible. En el ejemplo, cada estancia dura cuatro meses y una estancia más larga en el equipo de destino sigue a la evaluación final, del 1 de junio al 31 de julio de 2028. En Timeliny, una barra admite un mes de inicio y uno de fin, y puedes alargarla después.
Paso 3: Crea una fila por persona
Pon a cada grupo el nombre del becario y da a cada departamento su propio color. Los colores hacen que el recorrido de cada persona se lea de izquierda a derecha y permiten comparar recorridos de un vistazo. En el ejemplo, Lena empieza en Ventas, Omar en Finanzas y Mia en Operaciones. En Timeliny, cada becario es un grupo y el color de una barra indica el departamento.
Paso 4: Escalona los departamentos de inicio
Haz que cada persona empiece en un departamento distinto y que todas cambien a la vez. Así cada departamento acoge exactamente a una persona cada vez y ninguno se satura mientras otro espera. En el cuadro el patrón se ve al instante: los colores forman una diagonal. En el ejemplo, de febrero a mayo de 2027 Ventas, Finanzas y Operaciones acogen a una persona cada uno, y el cuarto departamento, Marketing, es el siguiente en la fila. En Timeliny, el orden se fija moviendo las barras.
Paso 5: Añade revisiones, exámenes y periodos de formación
Las revisiones intermedias, los exámenes y la formación fuera de la empresa van como hitos o barras cortas, con fecha exacta cuando se conozca. Añade también los periodos en el centro educativo o de formación, para que los departamentos de acogida sepan cuándo falta su becario. En el ejemplo, la revisión intermedia lleva una estrella y una nota: cada tutor de departamento envía su valoración una semana antes. En Timeliny, las notas de un elemento recogen la expectativa, de modo que queda escrita donde la gente mira.
Paso 6: Compártelo con departamentos y tutores
Envía el plan a todos los departamentos de acogida, actualízalo cuando cambie una estancia y mantén una única versión vigente. Compártelo como enlace de solo lectura, muéstralo a pantalla completa en la jornada de acogida o expórtalo en JPG o PDF para el manual del programa. Con el plan Equipo, tus compañeros de RR. HH. y formación editan la misma línea de tiempo. Si alguien empieza tarde o necesita más tiempo en un área, mueves las barras, y deshacer te permite probar una variante y volver atrás.
Abre el editor con el ejemplo. Sustituye los becarios, los departamentos y las fechas por los tuyos.
Qué incluye un plan de rotación (y qué no)
Se incluyen cuatro cosas: una fila por persona, las estancias como barras, las revisiones y evaluaciones como hitos y una fila de programa para las fechas comunes, como la jornada de acogida o la decisión sobre la incorporación definitiva. Dos cosas no: la plantilla diaria o semanal y los registros de formación. Un plan de rotación cubre estancias de meses y años. Nuestra recomendación: bloques iguales, inicios escalonados y una fecha escrita para cada revisión.
Plan de rotación frente a cuadrante de turnos
No son lo mismo. Un plan de rotación dice en qué departamento está una persona a lo largo de los meses; un cuadrante de turnos dice quién trabaja qué horas esta semana. Si pones la plantilla diaria en una línea de tiempo de rotación, se vuelve ilegible; si gestionas las estancias desde un cuadrante, pierdes la visión a largo plazo. Los programas de aprendizaje tienen además sus propias reglas, así que consúltalas: en Inglaterra, por ejemplo, GOV.UK explica cómo funcionan los aprendizajes (página en inglés), incluido que los aprendices dedican al menos el 20 % de su jornada habitual a formación. En España las condiciones dependen del tipo de programa, de la comunidad y del contrato. Incluye también esos días de formación en el plan.
Timeliny es una aplicación de gráficos de línea de tiempo, no un gestor de tareas ni una herramienta Gantt. Qué hace y qué no: Más información sobre timeliny.com
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo un plan de rotación de becarios?
Fija el inicio del programa y la evaluación final, decide la duración de cada estancia, dale una fila a cada persona, escalona los departamentos de inicio, añade revisiones y periodos de formación y comparte el plan con los departamentos. En Timeliny lleva unos diez minutos, a partir del ejemplo de esta página.
¿Qué herramienta puedo usar para crear y compartir un plan de rotación?
Timeliny (timeliny.com) es una aplicación web pensada para esto: gráficos de línea de tiempo con barras, hitos y grupos que se comparten como enlace de solo lectura, se muestran a pantalla completa o se exportan en JPG o PDF. Es una vista de planificación de estancias, no una herramienta de turnos ni de formación.
¿Cuánto debe durar cada rotación?
Depende del programa. Muchos usan bloques iguales de unos meses para que los departamentos puedan planificar; al final suele haber una estancia más larga en el equipo de destino.
¿Cómo evito saturar un departamento?
Escalona los departamentos de inicio para que cada equipo acoja a una persona cada vez y revisa los solapamientos mes a mes en la línea de tiempo.
¿Puedo incluir los periodos en el centro educativo o de formación?
Sí. Añádelos como hitos o barras cortas en la fila de la persona o en una fila de programa, para que los departamentos de acogida sepan cuándo falta.
¿Timeliny sirve para planificar turnos?
No. Timeliny está pensado para estancias de semanas y meses. Para turnos diarios o semanales, usa una herramienta de cuadrantes.
¿Cómo comparto el plan con los tutores?
Comparte un enlace de solo lectura, expórtalo en JPG o PDF o muéstralo a pantalla completa. Con el plan Equipo, tus compañeros pueden ver y editar la misma línea de tiempo.
