Cara Membuat Kalender Penggalangan Dana dalam 6 Langkah (dengan Contoh)
Tenggat hibah yayasan yang Anda lihat di sebuah email bulan Januari. Kampanye akhir tahun yang membutuhkan daftar donatur sudah tersegmentasi sebelum Oktober. Malam amal yang butuh tiga bulan persiapan. Penggalangan dana bergantung pada waktu persiapan yang panjang, dan tim kecil baru merasakannya ketika sudah terlambat.
Gejalanya sudah akrab. Dua kampanye jatuh di bulan yang sama, dan para pendukung yang sama menerima keduanya. Tenggat hibah baru ketahuan seminggu sebelum waktunya. Surat terima kasih untuk kampanye lalu terkirim setelah kampanye berikutnya dimulai, dan laporan dampak tahunan masih berupa draf di bulan Maret.
Kalender penggalangan dana menyelesaikannya dengan satu tampilan: seluruh tahun dalam dua belas bulan, kampanye sebagai bar, tenggat hibah dan hari donasi sebagai milestone pada tanggal pastinya, event beserta waktu persiapannya, dan perawatan donatur di barisnya sendiri. Di bawah ini ada contoh untuk sebuah yayasan kecil fiktif pada 2027 yang bisa langsung Anda edit, beserta enam langkah untuk membuat versi Anda di Timeliny dalam sekitar sepuluh menit.
Tahun penggalangan dana fiktif untuk 2027: 12 item dalam 4 grup. Tanggalnya hanya ilustrasi. Seret bar untuk memindahkannya, atau ganti tenggatnya dengan tenggat dari penyandang dana Anda.
Cara membuat kalender penggalangan dana dalam 6 langkah
Langkah 1: Kumpulkan semua tanggal yang tetap
Tenggat pengajuan hibah, tanggal jatuh tempo laporan, hari donasi, rapat pengurus, dan pelaporan kepatuhan. Masukkan masing-masing sebagai milestone pada tanggal pastinya, sebelum kampanye apa pun. Tanggal tetap tidak bisa digeser, dan semua yang lain direncanakan di sekitarnya. Dalam contoh, tenggat hibah yayasan jatuh pada 27 Februari 2027, tenggat proposal dana CSR pada 12 Juni, dan laporan hibah pada 30 September. Di Timeliny, milestone adalah satu tanggal dan tampil sebagai belah ketupat di setiap tampilan.
Langkah 2: Tempatkan kampanye utama Anda
Kebanyakan organisasi menjalankan satu atau dua kampanye besar per tahun. Gambar masing-masing sebagai satu bar yang mencakup persiapan, pengiriman, dan tindak lanjut. Dalam contoh, kampanye donasi pendidikan berjalan dari 1 Maret hingga 31 Mei 2027 dan kampanye akhir tahun dari 1 Oktober hingga 31 Desember. Bar-bar itu memperlihatkan hal yang tidak ada di rencana tertulis: berapa lama para pendukung diminta berdonasi. Di Timeliny, bar menerima bulan mulai dan selesai dan bisa diperpanjang saat kampanye membesar.
Langkah 3: Tambahkan event beserta waktu persiapannya
Hari acara adalah milestone; persiapan sebelumnya adalah bar. Tempat, sponsor, dan undangan membutuhkan bulan, bukan minggu. Dalam contoh, persiapan malam amal berjalan dari 1 April hingga 30 Juni 2027 dan malam amalnya sendiri pada 20 Juni. Gambar bar persiapan lebih dulu, dan waktu persiapan tidak lagi mengejutkan. Di Timeliny, event dan persiapannya adalah item biasa dalam grup Event.
Langkah 4: Beri perawatan donatur barisnya sendiri
Laporan dampak, survei, dan surat terima kasih direncanakan sama sungguh-sungguh dengan ajakan berdonasi, karena itulah yang membuat pendukung tetap memberi tahun depan. Dalam contoh, laporan dampak tahunan berjalan dari 1 Januari hingga 28 Februari 2027, survei donatur dari 1 Juli hingga 31 Agustus, dan surat terima kasih dikirim pada 15 Desember. Di Timeliny, taruh dalam grup sendiri dan kalender langsung menunjukkan apakah setiap ajakan diikuti ucapan terima kasih.
Langkah 5: Periksa ritmenya
Cari bulan ketika beberapa ajakan sampai ke pendukung yang sama, dan bulan yang kosong. Dalam contoh, April hingga Juni memuat kampanye donasi pendidikan dan persiapan malam amal sekaligus, dengan satu tenggat pendanaan di tengahnya, dan kampanye akhir tahun memuat hari donasi 30 November sekaligus surat terima kasih. Pindahkan atau gabungkan kegiatan sampai tahunnya terasa seimbang. Di Timeliny, bar dipindah langsung di bagan, dan fitur batalkan mengembalikan perubahan.
Langkah 6: Beri bintang pada prioritas dan tinjau setiap bulan
Tandai kampanye yang paling penting kuartal ini, dan jadikan kalender sebagai agenda check-in penggalangan dana bulanan Anda. Dalam contoh, kampanye akhir tahun diberi bintang dengan catatan: segmentasi daftar donatur di bulan Oktober, kirim ajakan di awal November. Bagikan ke pengurus sebagai tautan hanya lihat, tampilkan di layar penuh saat rapat, atau ekspor sebagai JPG atau PDF untuk bahan rapat pengurus. Di paket Tim, staf mengedit kalender yang sama.
Membuka editor dengan contoh 2027. Ganti kampanye, event, dan tenggat dengan milik Anda.
Apa saja isi kalender penggalangan dana (dan apa yang bukan)
Lima hal yang masuk: kampanye dengan bulan mulai dan bulan selesai, tenggat hibah dan hari donasi sebagai milestone, event beserta persiapannya, perawatan donatur seperti laporan dan ucapan terima kasih, serta grup yang mengaturnya. Dua hal yang tidak: data donatur dan tugas perorangan. Kalender menunjukkan kapan setiap bagian rencana terjadi; ia tidak menggantikan basis data donatur Anda. Panduan kami: rencanakan perawatan donatur sama sungguh-sungguh dengan ajakannya.
Sebarkan ajakan sepanjang tahun
Pendukung yang terlalu sering diminta berhenti mendengarkan. Melihat semua kampanye, event, dan pengiriman dalam satu timeline memudahkan Anda mengatur jaraknya, dan memastikan setiap ajakan diikuti ucapan terima kasih atau kabar dampak sebelum ajakan berikutnya. Tenggat hibah layak mendapat perhatian yang sama, karena datang satu per satu dari penyandang dana berbeda. Di kalender, semuanya menjadi satu daftar yang terlihat. Aturan penggalangan dana juga berbeda menurut negara; di Inggris, misalnya, Code of Fundraising Practice menetapkan standarnya, jadi masukkan juga tanggal kepatuhan yang berlaku bagi Anda sebagai milestone.
Timeliny adalah aplikasi bagan timeline, bukan pengelola tugas atau alat Gantt. Yang bisa dan tidak bisa dilakukannya: Selengkapnya tentang timeliny.com
FAQ
Bagaimana cara membuat kalender penggalangan dana?
Masukkan tenggat hibah dan tanggal tetap lain sebagai milestone, tempatkan kampanye utama sebagai bar, tambahkan event beserta waktu persiapannya, beri perawatan donatur barisnya sendiri, periksa ritmenya, dan tinjau setiap bulan. Di Timeliny, prosesnya sekitar sepuluh menit dengan memulai dari contoh 2027 di halaman ini.
Alat apa yang bisa dipakai untuk membuat dan membagikan kalender penggalangan dana?
Timeliny (timeliny.com) adalah aplikasi berbasis browser untuk keperluan ini: bagan timeline dengan bar, milestone, dan grup, yang dibagikan sebagai tautan hanya lihat, ditampilkan di layar penuh, atau diekspor sebagai JPG atau PDF. Ini tampilan perencanaan, bukan basis data donatur.
Kapan kampanye akhir tahun sebaiknya dimulai?
Rencanakan persiapannya sejak sekitar September, agar segmentasi, penulisan, dan desain selesai sebelum kampanye dikirim. Waktu persisnya bergantung pada pendukung dan kanal Anda.
Bagaimana melacak tenggat hibah?
Masukkan setiap tenggat pengajuan dan tanggal jatuh tempo laporan sebagai milestone pada tanggal pastinya, tambahkan catatan singkat tentang persyaratannya, dan taruh bar persiapan sebelum pengajuan yang besar.
Berapa kampanye yang sebaiknya dikirim per tahun?
Tidak ada satu angka yang benar. Gunakan kalender untuk mengatur jarak antarkampanye, dan pastikan pendukung menerima ucapan terima kasih serta kabar dampak di antara ajakan.
Bisakah ini dipakai sebagai template kalender penggalangan dana?
Bisa. Mulai dari contohnya, ganti nama grup, dan ganti kampanye, event, serta tenggatnya dengan milik Anda.
Bagaimana membagikan kalender ke pengurus yayasan?
Bagikan tautan hanya lihat, ekspor sebagai JPG atau PDF untuk bahan rapat pengurus, atau tampilkan di layar penuh saat rapat. Di paket Tim, rekan kerja dapat melihat dan mengedit timeline yang sama.
