Jak stworzyć kalendarz fundraisingowy w 6 krokach (z przykładem)
Termin konkursu fundacji, o którym dowiadujesz się z maila w styczniu. Kampania świąteczna, która wymaga segmentacji bazy darczyńców do października. Gala, którą przygotowuje się trzy miesiące. Fundraising opiera się na długich terminach przygotowań, a mały zespół czuje każdy z nich dopiero wtedy, gdy jest już za późno.
Objawy są znajome. Dwa apele wychodzą w tym samym miesiącu i ci sami darczyńcy dostają oba. Termin grantu odkrywa się na tydzień przed końcem naboru. Podziękowania za ostatni apel wychodzą, gdy następny już trwa, a roczny raport z działań jest w marcu wciąż szkicem.
Kalendarz fundraisingowy rozwiązuje to jednym widokiem: cały rok na dwunastu miesiącach, apele jako paski, terminy grantów i dni zbiórek jako kamienie milowe w dokładnych datach, wydarzenia razem z czasem przygotowań, a opieka nad darczyńcami w osobnym wierszu. Poniżej znajdziesz przykład dla fikcyjnej małej organizacji na 2027 do edycji oraz sześć kroków, dzięki którym w Timeliny zbudujesz własny kalendarz w około dziesięć minut.
Fikcyjny rok fundraisingowy 2027: 12 elementów w 4 grupach. Daty są ilustracyjne. Przeciągnij pasek, aby go przesunąć, albo zastąp terminy terminami swoich grantodawców.
Jak stworzyć kalendarz fundraisingowy w 6 krokach
Krok 1: Zbierz wszystkie stałe daty
Terminy składania wniosków o granty, terminy sprawozdań, dni zbiórek, posiedzenia zarządu i obowiązkowe rozliczenia. Wpisz każdy jako kamień milowy w dokładnej dacie, zanim pojawi się jakakolwiek kampania. Stałych dat nie da się przesunąć, a wszystko inne planuje się wokół nich. W przykładzie termin konkursu fundacji przypada na 27 lutego 2027, termin grantu lokalnego na 12 czerwca, a sprawozdanie z grantu na 30 września. W Timeliny kamień milowy to pojedyncza data i w każdym widoku wygląda jak romb.
Krok 2: Umieść główne apele
Większość organizacji prowadzi jeden lub dwa duże apele rocznie. Narysuj każdy jako jeden pasek obejmujący przygotowania, wysyłkę i działania po niej. W przykładzie wiosenny apel trwa od 1 marca do 31 maja 2027, a kampania świąteczna od 1 października do 31 grudnia. Paski pokazują coś, czego plan nie pokazuje: jak długo darczyńcy są proszeni o wsparcie. W Timeliny pasek ma miesiąc początku i końca i można go rozciągnąć, gdy apel się rozrasta.
Krok 3: Dodaj wydarzenia wraz z czasem przygotowań
Dzień wydarzenia to kamień milowy, a planowanie przed nim to pasek. Lokal, sponsorzy i zaproszenia wymagają miesięcy, nie tygodni. W przykładzie przygotowanie gali trwa od 1 kwietnia do 30 czerwca 2027, a sama gala odbywa się 20 czerwca. Narysuj najpierw pasek przygotowań, a czas wyprzedzenia przestanie być niespodzianką. W Timeliny wydarzenia i ich przygotowania to zwykłe elementy w grupie Wydarzenia.
Krok 4: Daj opiece nad darczyńcami osobny wiersz
Raporty z działań, ankiety i podziękowania planuj równie starannie jak prośby o wsparcie, bo to dzięki nim darczyńcy wspierają Cię także w kolejnym roku. W przykładzie raport roczny trwa od 1 stycznia do 28 lutego 2027, ankieta wśród darczyńców od 1 lipca do 31 sierpnia, a podziękowania wysyłane są 15 grudnia. Umieść je w osobnej grupie, a kalendarz pokaże jednym rzutem oka, czy po każdej prośbie następuje podziękowanie. W Timeliny opieka nad darczyńcami to grupa pasków i kamieni milowych jak każda inna.
Krok 5: Sprawdź rytm
Poszukaj miesięcy, w których kilka próśb trafia do tych samych darczyńców, i miesięcy, w których nie dzieje się nic. W przykładzie od kwietnia do czerwca równolegle trwają wiosenny apel i przygotowanie gali, z terminem grantu pośrodku, a kampania świąteczna obejmuje zarówno Giving Tuesday 30 listopada, jak i wysyłkę podziękowań. Przesuwaj lub łącz działania, aż rok będzie wyważony. W Timeliny paski przesuwasz na wykresie, a cofnięcie przywraca poprzedni stan.
Krok 6: Oznacz priorytet i przeglądaj kalendarz co miesiąc
Oznacz kampanię, która w tym kwartale liczy się najbardziej, i używaj kalendarza jako agendy comiesięcznego spotkania fundraisingowego. W przykładzie kampania świąteczna jest oznaczona gwiazdką z notatką: segmentacja bazy darczyńców w październiku, wysyłka apelu na początku listopada. Udostępnij kalendarz zarządowi jako link tylko do odczytu, pokaż go na pełnym ekranie na spotkaniu albo wyeksportuj do JPG lub PDF do materiałów dla zarządu. W planie Zespół pracownicy edytują ten sam kalendarz.
Otwiera edytor z przykładem na 2027. Zastąp kampanie, wydarzenia i terminy własnymi.
Co należy do kalendarza fundraisingowego (a co nie)
Należy pięć rzeczy: apele i kampanie z miesiącem początku i końca, terminy grantów i dni zbiórek jako kamienie milowe, wydarzenia razem z przygotowaniami, opieka nad darczyńcami, taka jak raporty i podziękowania, oraz grupy, które to porządkują. Nie należą dwie: dane darczyńców i pojedyncze zadania. Kalendarz pokazuje, kiedy dzieje się każda część planu; nie zastępuje bazy darczyńców. Nasza wskazówka: opiekę nad darczyńcami planuj równie starannie jak prośby o wsparcie.
Rozłóż prośby o wsparcie na cały rok
Darczyńcy, których proszy się zbyt często, przestają słuchać. Gdy każdy apel, wydarzenie i mailing są na jednej osi czasu, łatwo je rozłożyć w czasie i sprawdzić, czy po każdej prośbie następuje podziękowanie lub informacja o efektach, zanim padnie następna. Terminy grantów zasługują na tę samą uwagę, bo przychodzą po kolei od różnych grantodawców. W kalendarzu stają się jedną widoczną listą. Zasady fundraisingu różnią się w zależności od kraju. W Polsce, jeśli prowadzisz zbiórkę publiczną, zgłasza się ją przez portal zbiorki.gov.pl, a MSWiA (gov.pl) informuje, że portal pokazuje wymagane terminy sprawozdań i wysyła organizatorom przypomnienia. Dodaj więc do kalendarza także te terminy, które Cię dotyczą, jako kamienie milowe.
Timeliny to aplikacja do wykresów osi czasu, a nie menedżer zadań ani narzędzie Gantta. Co robi, a czego nie robi: Więcej o timeliny.com
Najczęściej zadawane pytania
Jak stworzyć kalendarz fundraisingowy?
Wpisz terminy grantów i inne stałe daty jako kamienie milowe, umieść główne apele jako paski, dodaj wydarzenia z czasem przygotowań, daj opiece nad darczyńcami osobny wiersz, sprawdź rytm i przeglądaj kalendarz co miesiąc. W Timeliny, wychodząc od przykładu na 2027 z tej strony, zajmuje to około dziesięciu minut.
Jakiego narzędzia użyć do stworzenia i udostępniania kalendarza fundraisingowego?
Timeliny (timeliny.com) to aplikacja działająca w przeglądarce, stworzona właśnie do tego: wykresy osi czasu z paskami, kamieniami milowymi i grupami, udostępniane jako link tylko do odczytu, pokazywane na pełnym ekranie lub eksportowane do JPG albo PDF. To widok planistyczny, a nie baza darczyńców.
Kiedy zacząć kampanię świąteczną?
Zaplanuj przygotowania od wczesnej jesieni, aby segmentacja, tekst i projekt były gotowe, zanim apel wyjdzie. Dokładny termin zależy od Twoich darczyńców i kanałów.
Jak śledzić terminy grantów?
Wpisz każdy termin wniosku i sprawozdania jako kamień milowy w dokładnej dacie, dodaj krótką notatkę o wymaganiach i umieść pasek przygotowań przed większymi wnioskami.
Ile apeli rocznie wysyłać?
Nie ma jednej właściwej liczby. Użyj kalendarza, aby rozłożyć apele w czasie, i dopilnuj, by między prośbami darczyńcy dostawali podziękowania i informacje o efektach.
Czy mogę użyć tego jako szablonu kalendarza fundraisingowego?
Tak. Zacznij od przykładu, zmień nazwy grup i zastąp kampanie, wydarzenia i terminy własnymi.
Jak udostępnić kalendarz zarządowi?
Udostępnij link tylko do odczytu, wyeksportuj kalendarz do JPG lub PDF do materiałów dla zarządu albo pokaż go na pełnym ekranie podczas spotkania. W planie Zespół współpracownicy mogą przeglądać i edytować tę samą oś czasu.
