كيف تُعدّ الخطة السنوية للموارد البشرية في 6 خطوات (مع مثال)
تقديم كشوف الرواتب في نهاية مارس. موعد نهائي للتدريب الإلزامي في أكتوبر. ميزانية رواتب من الإدارة المالية لم يرها أحد منذ يناير. تعمل الموارد البشرية وفق مواعيد يتحكم فيها آخرون، ومعظمها يقيم في صندوق بريد أحدهم حتى يصل التذكير.
والأعراض مألوفة. تقييمات الأداء ودفعة التهيئة الربيعية ومراجعة الرواتب تقع كلها على المديرين أنفسهم في الشهر نفسه. تفتح فترة اختيار المزايا قبل أن يؤكد المزوّد التجديد. ويتبين أن تقرير الامتثال يحتاج إلى بيانات لم يبدأ أحد بجمعها.
تقويم الموارد البشرية يحلّ ذلك بعرض واحد: عام الموظفين كاملًا على اثني عشر شهرًا، والعمليات كأشرطة، ومواعيد التقديم والامتثال كمعالم في تواريخها الدقيقة، مجمّعة حسب الموضوع. فيما يلي مثال عملي لعام 2027 يمكنك تعديله مباشرة، ثم الخطوات الست لإعداد تقويمك في Timeliny خلال عشر دقائق تقريبًا.
عام افتراضي للموارد البشرية في 2027: 12 عنصرًا في 4 مجموعات. كل التواريخ تجريبية. اسحب شريطًا لتحريكه أو مدّه، أو استبدل المواعيد النهائية بمواعيدك.
كيف تُعدّ الخطة السنوية للموارد البشرية في 6 خطوات
الخطوة 1: اذكر العمليات التي تتكرر كل عام
التقييمات السنوية، ومراجعات منتصف العام، ومراجعة الرواتب، وفترة اختيار المزايا، ودفعات التهيئة، وتدريب القادة، واستبيان المشاركة. ما يحدث كل عام مكانه التقويم، ومكانه فيه شريط واحد من الانطلاق إلى آخر حوار. لا تُدرج المهام داخل كل عملية؛ فهذا التفصيل مكانه نظام الموارد البشرية أو قائمة تدقيق. في Timeliny، يأخذ الشريط شهر بداية وشهر نهاية، ويمكنك مدّه حين تكبر العملية.
الخطوة 2: أدخل المواعيد النظامية كمعالم
اسأل قسم الرواتب أو الشؤون القانونية أو مستشاريك عن مواعيد التقديم والتقارير المطبقة في بلدك وشركتك، وأدخل كلًا منها في يومه الدقيق. في المثال، تقديم الرواتب السنوي في 31 مارس 2027 وتقرير الامتثال السنوي في 15 ديسمبر 2027، وكلاهما تجريبي. هذه مواعيد لا تقبل التفاوض، فتدخل قبل العمليات المرنة. في Timeliny، المعلم تاريخ واحد ويظهر على شكل معيّن في كل العروض.
الخطوة 3: رتّب الاعتماديات
مراجعات الرواتب تلي عادةً تقييمات الأداء. وتغييرات المزايا تلي تجديد المزوّد. وتقرير الامتثال يحتاج إلى بيانات من الأشهر التي تسبقه. ضع كل شريط بحيث تكون مدخلاته جاهزة قبل أن يبدأ. في المثال، تبدأ مراجعة الرواتب في 1 مارس، في اليوم التالي لانتهاء التقييمات السنوية، وتذكر ملاحظتها أن ميزانية الرواتب مستحقة من الإدارة المالية بحلول منتصف فبراير. في Timeliny، تحمل الملاحظات على العنصر المدخلات والمسؤول.
الخطوة 4: أضف دفعات التهيئة والتدريب
إن كنت توظّف على دفعات، فأعطِ كل دفعة شريطًا، وضع التدريب المتكرر بجانبها ليُحجز المدربون والقاعات في وقتها. في المثال، تمتد دفعة الربيع من 1 فبراير إلى 31 مارس 2027، ودفعة الخريف من 1 سبتمبر إلى 31 أكتوبر، ويقع بينهما تدريب القادة في مايو ويونيو. في Timeliny، هذه أشرطة عادية في مجموعة خاصة بها، ويمكنك تلوينها حسب الدفعة.
الخطوة 5: افحص العبء على المديرين
تقع التقييمات ومحادثات الرواتب والتهيئة في الشهر نفسه على المديرين أنفسهم. ابحث عن الأشهر التي تعمل فيها أشرطة عدة في مجموعات مختلفة: في المثال، يجمع فبراير نهاية التقييمات السنوية وبداية دفعة الربيع، ويجمع أكتوبر فترة اختيار المزايا ودفعة الخريف وموعد تدريب نهائيًا. حرّك ما تستطيع، واقبل ما لا تستطيع عن قصد. في Timeliny، تتحرك الأشرطة على المخطط، ويعيدك التراجع إلى ما قبل.
الخطوة 6: شاركه وراجعه كل ربع سنة
استعرض التقويم مع الإدارة في بداية كل ربع وحدّث المواعيد التي تحركت. شاركه مع المديرين كرابط للعرض فقط، أو اعرضه بملء الشاشة في جلسة التخطيط، أو صدّره بصيغة JPG أو PDF لحزمة الإدارة. وفي خطة الفريق يعدّل زملاء الموارد البشرية التقويم نفسه بدل الاحتفاظ بنسخ خاصة.
يفتح المحرر مع مثال 2027. كل التواريخ تجريبية، فاستبدلها بمواعيدك.
ما الذي يوضع في تقويم الموارد البشرية (وما الذي لا يوضع)
يوضع فيه خمسة أشياء: عمليات الأداء والرواتب، ونوافذ المزايا وتجديداتها، ودفعات التهيئة والتدريب، والمواعيد النظامية كمعالم، والمجموعات التي تنظّمها. ولا يوضع فيه شيئان: سجلات الموظفين والمهام الفردية. فما إن يسرد التقويم من أنهى تقييمه حتى يصير نظامًا ثانيًا للموارد البشرية. إرشادنا: أبقِ التقويم على مستوى العمليات، ولا تستخدم التواريخ الدقيقة إلا للمواعيد التي تحددها جهة خارج الموارد البشرية.
تقويم الموارد البشرية مقابل نظام الموارد البشرية
يحفظ نظام الموارد البشرية سجلات الموظفين وبيانات الإجازات والرواتب. أما تقويم الموارد البشرية فطبقة التخطيط فوقه: متى تعمل كل عملية، ومن يشارك فيها، وأين الأشهر المزدحمة. تختلف المواعيد النظامية باختلاف البلد والمنطقة وحجم الشركة، فابنِ صف الامتثال من المصادر الرسمية أو من مستشاريك؛ في المملكة المتحدة مثلًا، توضح GOV.UK واجبات أصحاب العمل في الرواتب. تحتفظ معظم الفرق بالاثنين. والتقويم هو ما تعرضه في اجتماع الإدارة.
Timeliny تطبيق للمخططات الزمنية، وليس أداة لإدارة المهام ولا مخطط Gantt. ما الذي يقدّمه وما الذي لا يقدّمه: اقرأ المزيد عن timeliny.com
الأسئلة الشائعة
كيف أُعدّ الخطة السنوية للموارد البشرية؟
اذكر العمليات التي تتكرر كل عام كأشرطة، وأدخل المواعيد النظامية كمعالم في تواريخها الدقيقة، ورتّب الاعتماديات، وأضف دفعات التهيئة والتدريب، وافحص العبء على المديرين، وراجعها كل ربع سنة. في Timeliny يستغرق ذلك نحو عشر دقائق بالانطلاق من مثال 2027 في هذه الصفحة.
ما الأداة التي أستخدمها لإعداد تقويم الموارد البشرية ومشاركته؟
Timeliny (timeliny.com) تطبيق يعمل في المتصفح لهذا الغرض تحديدًا: مخططات زمنية بأشرطة ومعالم ومجموعات، تُشارَك كرابط للعرض فقط أو تُعرض بملء الشاشة أو تُصدَّر بصيغة JPG أو PDF. وهو عرض للتخطيط، وليس نظامًا للموارد البشرية.
ما هو تقويم الامتثال في الموارد البشرية؟
هو الجزء من تقويم الموارد البشرية الذي يسرد المواعيد النظامية والتعاقدية مثل التقديمات والتقارير والتدريب الإلزامي. وتختلف المواعيد المطبقة باختلاف بلدك ومنطقتك وحجم شركتك.
متى ينبغي أن تُجرى مراجعة الرواتب؟
لا يوجد شهر واحد يصلح للجميع. تجريها مؤسسات كثيرة بعد تقييمات الأداء وقبل دورة الرواتب التي تسري فيها الزيادات، فخطّطها بالعد التنازلي من تاريخ تلك الدورة.
هل يتضمن Timeliny المواعيد النظامية؟
لا. لا يعرف Timeliny الأنظمة المحلية. أدخل المواعيد المطبقة عليك كمعالم، استنادًا إلى مصادر رسمية أو إلى مستشاريك.
هل يمكنني استخدام المثال كقالب لتقويم الموارد البشرية؟
نعم. انطلق من المثال، وغيّر أسماء المجموعات، واستبدل التواريخ التجريبية بتواريخك.
كيف أشارك تقويم الموارد البشرية مع المديرين؟
شارك رابطًا للعرض فقط، أو اعرضه بملء الشاشة، أو صدّره بصيغة JPG أو PDF. وفي خطة الفريق يستطيع زملاء الموارد البشرية عرض الجدول الزمني نفسه وتعديله.
