كيف تُعدّ خطة جمع التبرعات السنوية في 6 خطوات (مع مثال)
موعد نهائي لمؤسسة مانحة رأيته في رسالة بريد في يناير. حملة نهاية العام تحتاج إلى قائمة مانحين مقسّمة بحلول أكتوبر. حفل خيري يستغرق التحضير له ثلاثة أشهر. جمع التبرعات يعمل بمهل تحضير طويلة، ولا يشعر فريق صغير بكل واحدة منها إلا بعد فوات الأوان.
والأعراض مألوفة. حملتان تقعان في الشهر نفسه فيتلقاهما المتبرعون أنفسهم. موعد منحة يُكتشف قبل أسبوع من انتهائه. رسائل الشكر عن الحملة الأخيرة تخرج بعد أن بدأت الحملة التالية، وتقرير الأثر السنوي لا يزال مسودة في مارس.
تقويم جمع التبرعات يحلّ ذلك بعرض واحد: العام كاملًا على اثني عشر شهرًا، والحملات كأشرطة، ومواعيد المنح وأيام العطاء كمعالم في تواريخها الدقيقة، والفعاليات مع وقت تحضيرها، والعناية بالمانحين في صف خاص بها. فيما يلي مثال عملي لجمعية خيرية صغيرة افتراضية في 2027 يمكنك تعديله مباشرة، ثم الخطوات الست لإعداد خطتك في Timeliny خلال عشر دقائق تقريبًا.
عام افتراضي لجمع التبرعات في 2027: 12 عنصرًا في 4 مجموعات. التواريخ توضيحية. اسحب شريطًا لتحريكه، أو استبدل المواعيد النهائية بمواعيد جهات التمويل لديك.
كيف تُعدّ خطة جمع التبرعات السنوية في 6 خطوات
الخطوة 1: اجمع كل المواعيد الثابتة
مواعيد تقديم طلبات المنح، وتواريخ استحقاق التقارير، وأيام العطاء، واجتماعات مجلس الإدارة، والتقديمات النظامية. أدخل كلًا منها كمعلم في تاريخه الدقيق، قبل أي حملة. المواعيد الثابتة هي التي لا تتحرك، وكل ما عداها يُخطَّط حولها. في المثال، موعد المؤسسة المانحة في 27 فبراير 2027، وموعد الصندوق المجتمعي في 12 يونيو، وتقرير المنحة في 30 سبتمبر. في Timeliny، المعلم تاريخ واحد ويظهر على شكل معيّن في كل العروض.
الخطوة 2: ضع حملاتك الرئيسية
تنفذ معظم الجمعيات حملة كبرى أو حملتين في السنة. ارسم كل حملة كشريط واحد يشمل التحضير والإرسال والمتابعة. في المثال، تمتد حملة الربيع من 1 مارس إلى 31 مايو 2027، وحملة نهاية العام من 1 أكتوبر إلى 31 ديسمبر. تُظهر لك الأشرطة ما لا تُظهره الخطة المكتوبة: إلى متى يُطلب من المتبرعين. في Timeliny، يأخذ الشريط شهر بداية وشهر نهاية ويمكن مدّه حين تكبر الحملة.
الخطوة 3: أضف الفعاليات مع وقت تحضيرها
يوم الفعالية معلم، والتخطيط الذي يسبقه شريط. القاعة والرعاة والدعوات تحتاج إلى أشهر لا أسابيع. في المثال، يمتد التحضير للحفل من 1 أبريل إلى 30 يونيو 2027، والحفل نفسه في 20 يونيو. ارسم شريط التحضير أولًا فلا تعود مدة التحضير مفاجأة. في Timeliny، الفعاليات وتحضيرها عناصر عادية في مجموعة الفعاليات.
الخطوة 4: خصّص للعناية بالمانحين صفًا مستقلًا
تقارير الأثر والاستبيانات ورسائل الشكر تُخطَّط بالعناية نفسها التي تُخطَّط بها المناشدات، لأنها ما يُبقي المتبرعين على عطائهم في العام التالي. في المثال، يمتد تقرير الأثر السنوي من 1 يناير إلى 28 فبراير 2027، واستبيان المانحين من 1 يوليو إلى 31 أغسطس، وتُرسل رسائل الشكر في 15 ديسمبر. في Timeliny، ضعها في مجموعة خاصة بها فيُظهر التقويم بنظرة واحدة هل تُتبَع كل مناشدة برسالة شكر.
الخطوة 5: افحص الإيقاع
ابحث عن الأشهر التي تصل فيها مناشدات عدة إلى المتبرعين أنفسهم، وعن الأشهر الخالية. في المثال، يجمع أبريل حتى يونيو حملة الربيع والتحضير للحفل معًا، مع موعد تمويل في المنتصف، وتتضمن حملة نهاية العام يوم العطاء في 30 نوفمبر ورسائل الشكر معًا. حرّك الأنشطة أو ادمجها حتى يبدو العام متوازنًا. في Timeliny، تتحرك الأشرطة على المخطط، ويعيدك التراجع إلى ما قبل.
الخطوة 6: ضع نجمة على الأولوية وراجعه شهريًا
ضع علامة على الحملة الأهم في هذا الربع، واستخدم التقويم جدول أعمال لاجتماعك الشهري لجمع التبرعات. في المثال، تحمل حملة نهاية العام نجمة وملاحظة: قسّم قائمة المانحين في أكتوبر وأرسل المناشدة في بداية نوفمبر. شاركه مع مجلس الإدارة كرابط للعرض فقط، أو اعرضه بملء الشاشة في الاجتماع، أو صدّره بصيغة JPG أو PDF لأوراق المجلس. وفي خطة الفريق يعدّل الموظفون التقويم نفسه.
يفتح المحرر مع مثال 2027. استبدل الحملات والفعاليات والمواعيد بما يخصك.
ما الذي يوضع في خطة جمع التبرعات (وما الذي لا يوضع)
يوضع فيها خمسة أشياء: مناشدات وحملات لها شهر بداية وشهر نهاية، ومواعيد المنح وأيام العطاء كمعالم، والفعاليات مع تحضيرها، والعناية بالمانحين مثل التقارير ورسائل الشكر، والمجموعات التي تنظّمها. ولا يوضع فيها شيئان: سجلات المانحين والمهام الفردية. يعرض التقويم متى يحدث كل جزء من الخطة، ولا يحلّ محل قاعدة بيانات المانحين. إرشادنا: خطّط العناية بالمانحين بالقدر نفسه من الحرص الذي تخطط به الطلبات.
وزّع الطلبات على العام كله
المتبرعون الذين يُطلب منهم كثيرًا يتوقفون عن الإصغاء. ورؤية كل مناشدة وفعالية ومراسلة على جدول زمني واحد تسهّل المباعدة بينها، والتحقق من أن كل طلب يعقبه شكر أو تحديث عن الأثر قبل الطلب التالي. وتستحق مواعيد المنح العناية نفسها، لأنها تصل واحدًا بعد آخر من جهات تمويل مختلفة. وعلى التقويم تصبح قائمة واحدة مرئية. وتختلف قواعد جمع التبرعات باختلاف البلد؛ ففي المملكة المتحدة مثلًا يضع Code of Fundraising Practice المعايير، فأضف مواعيد الامتثال المطبقة عليك كمعالم أيضًا.
Timeliny تطبيق للمخططات الزمنية، وليس أداة لإدارة المهام ولا مخطط Gantt. ما الذي يقدّمه وما الذي لا يقدّمه: اقرأ المزيد عن timeliny.com
الأسئلة الشائعة
كيف أُعدّ خطة جمع التبرعات السنوية؟
أدخل مواعيد المنح وسائر المواعيد الثابتة كمعالم، وضع حملاتك الرئيسية كأشرطة، وأضف الفعاليات مع وقت تحضيرها، وخصّص للعناية بالمانحين صفًا مستقلًا، وافحص الإيقاع، وراجعها شهريًا. في Timeliny يستغرق ذلك نحو عشر دقائق بالانطلاق من مثال 2027 في هذه الصفحة.
ما الأداة التي أستخدمها لإعداد خطة جمع التبرعات ومشاركتها؟
Timeliny (timeliny.com) تطبيق يعمل في المتصفح لهذا الغرض تحديدًا: مخططات زمنية بأشرطة ومعالم ومجموعات، تُشارَك كرابط للعرض فقط أو تُعرض بملء الشاشة أو تُصدَّر بصيغة JPG أو PDF. وهو عرض للتخطيط، وليس قاعدة بيانات للمانحين.
متى ينبغي أن تبدأ حملة نهاية العام؟
ابدأ التحضير من أوائل الخريف لتنتهي أعمال تقسيم القائمة والكتابة والتصميم قبل إرسال المناشدة. ويعتمد التوقيت الدقيق على متبرعيك وقنواتك.
كيف أتابع مواعيد المنح؟
أدخل كل موعد تقديم وكل تاريخ استحقاق تقرير كمعلم في تاريخه الدقيق، وأضف ملاحظة قصيرة بالمتطلبات، وضع شريط تحضير قبل الطلبات الكبيرة.
كم مناشدة ينبغي أن نرسل في السنة؟
لا يوجد رقم واحد صحيح. استخدم التقويم للمباعدة بين المناشدات، وتأكد من أن المتبرعين يتلقون رسائل شكر وتحديثات عن الأثر بين الطلبات.
هل يمكنني استخدام المثال كقالب لخطة جمع التبرعات؟
نعم. انطلق من المثال، وغيّر أسماء المجموعات، واستبدل الحملات والفعاليات والمواعيد النهائية بما يخصك.
كيف أشارك التقويم مع مجلس الإدارة؟
شارك رابطًا للعرض فقط، أو صدّره بصيغة JPG أو PDF لأوراق المجلس، أو اعرضه بملء الشاشة أثناء الاجتماع. وفي خطة الفريق يستطيع الزملاء عرض الجدول الزمني نفسه وتعديله.
