Fundraising-Kalender erstellen in 6 Schritten (mit Beispiel)
Eine Stiftungsfrist, die im Januar in einer E-Mail stand. Ein Weihnachtsmailing, für das die Spenderliste bis Oktober segmentiert sein muss. Eine Benefizgala, die drei Monate Vorbereitung braucht. Fundraising lebt von langen Vorlaufzeiten, und ein kleines Team spürt jede erst, wenn es schon zu spät ist.
Die Symptome sind bekannt. Zwei Mailings landen im selben Monat, und dieselben Unterstützer:innen bekommen beide. Eine Antragsfrist fällt eine Woche vorher auf. Die Dankesbriefe zum letzten Mailing gehen raus, nachdem das nächste schon läuft, und der Jahresbericht ist im März noch ein Entwurf.
Ein Fundraising-Kalender löst das mit einer einzigen Ansicht: das ganze Jahr über zwölf Monate, Mailings als Balken, Antragsfristen und Aktionstage als Meilensteine am genauen Datum, Veranstaltungen mit ihrer Vorbereitungszeit und die Spenderbetreuung in einer eigenen Zeile. Unten steht ein ausgearbeitetes Beispiel für einen erfundenen kleinen Verein im Jahr 2027, das sich direkt bearbeiten lässt, danach die sechs Schritte für den eigenen Kalender in Timeliny in etwa zehn Minuten.
Ein erfundenes Fundraising-Jahr 2027: 12 Einträge in 4 Gruppen. Die Termine sind beispielhaft. Ein Balken lässt sich verschieben, die Fristen durch die der eigenen Förderer ersetzen.
Fundraising-Kalender erstellen in 6 Schritten
Schritt 1: Alle festen Termine sammeln
Antragsfristen, Termine für Verwendungsnachweise, Aktionstage, Vorstandssitzungen und Berichtspflichten kommen vor jeder Kampagne als Meilenstein an ihrem genauen Datum in den Kalender. Feste Termine lassen sich nicht verschieben, alles andere wird um sie herum geplant. Im Beispiel liegt die Antragsfrist der Stiftung am 27. Februar 2027, die der Bürgerstiftung am 12. Juni und der Verwendungsnachweis am 30. September. In Timeliny ist ein Meilenstein ein einzelnes Datum und erscheint in jeder Ansicht als Raute.
Schritt 2: Die großen Mailings platzieren
Die meisten Organisationen haben ein oder zwei große Spendenmailings pro Jahr. Jedes wird ein Balken, der Vorbereitung, Versand und Nachfassen umfasst. Im Beispiel läuft das Frühjahrsmailing vom 1. März bis 31. Mai 2027 und das Weihnachtsmailing vom 1. Oktober bis 31. Dezember. Die Balken zeigen etwas, was der Plan allein nicht zeigt: wie lange Unterstützer:innen angesprochen werden. In Timeliny bekommt ein Balken einen Start- und einen Endmonat und lässt sich verlängern, wenn das Mailing wächst.
Schritt 3: Veranstaltungen mit Vorlauf eintragen
Der Veranstaltungstag ist ein Meilenstein, die Planung davor ein Balken. Location, Sponsoren und Einladungen brauchen Monate, nicht Wochen. Im Beispiel läuft die Galavorbereitung vom 1. April bis 30. Juni 2027, und die Benefizgala selbst findet am 20. Juni statt. Wird der Vorbereitungsbalken zuerst gezeichnet, ist der Vorlauf keine Überraschung mehr. In Timeliny sind Veranstaltungen und ihre Vorbereitung gewöhnliche Einträge in einer Gruppe für Veranstaltungen.
Schritt 4: Der Spenderbetreuung eine eigene Zeile geben
Jahresbericht, Befragungen und Dankesbriefe werden so bewusst geplant wie die Spendenbitten, denn sie sorgen dafür, dass Menschen im nächsten Jahr wieder spenden. Im Beispiel läuft der Jahresbericht vom 1. Januar bis 28. Februar 2027, die Spenderbefragung vom 1. Juli bis 31. August, und die Dankesbriefe gehen am 15. Dezember raus. In Timeliny zeigt eine eigene Gruppe dafür auf einen Blick, ob auf jede Bitte ein Dank folgt.
Schritt 5: Den Rhythmus prüfen
Gesucht werden Monate mit mehreren Bitten an dieselben Unterstützer:innen und Monate ohne alles. Im Beispiel tragen April bis Juni das Frühjahrsmailing und die Galavorbereitung zugleich, mit einer Förderfrist mittendrin, und das Weihnachtsmailing enthält sowohl den Aktionstag am 30. November als auch die Dankesbriefe. Verschoben oder gebündelt wird, bis das Jahr ausgewogen wirkt. In Timeliny werden Balken im Diagramm verschoben, und „Rückgängig“ holt den vorherigen Stand zurück.
Schritt 6: Priorität markieren und monatlich prüfen
Die Kampagne, die in diesem Quartal am wichtigsten ist, wird markiert, und der Kalender dient als Tagesordnung für die monatliche Fundraising-Runde. Im Beispiel trägt das Weihnachtsmailing einen Stern und die Notiz: Spenderliste im Oktober segmentieren, Mailing Anfang November versenden. Für den Vorstand gibt es einen schreibgeschützten Link, in der Sitzung läuft der Kalender im Vollbild, und für die Sitzungsunterlagen wird er als JPG oder PDF exportiert. Im Team-Plan bearbeiten Mitarbeitende denselben Kalender.
Öffnet den Editor mit dem Beispiel für 2027. Kampagnen, Veranstaltungen und Fristen werden durch die eigenen ersetzt.
Was in einen Fundraising-Kalender gehört (und was nicht)
Fünf Dinge gehören hinein: Mailings und Kampagnen mit Start- und Endmonat, Antragsfristen und Aktionstage als Meilensteine, Veranstaltungen samt Vorbereitung, Spenderbetreuung wie Berichte und Danksagungen sowie die Gruppen, die alles ordnen. Zwei Dinge gehören nicht hinein: Spenderdaten und einzelne Aufgaben. Der Kalender zeigt, wann welcher Teil des Plans stattfindet; die Spenderdatenbank ersetzt er nicht. Unsere Empfehlung: Spenderbetreuung so bewusst planen wie die Spendenbitten.
Spendenbitten übers Jahr verteilen
Wer zu oft gefragt wird, hört irgendwann nicht mehr hin. Stehen alle Mailings, Veranstaltungen und Aufrufe auf einer Zeitleiste, lassen sie sich leicht verteilen, und es ist prüfbar, dass auf jede Bitte ein Dank oder ein Wirkungsbericht folgt, bevor die nächste kommt. Antragsfristen verdienen dieselbe Sorgfalt, denn sie kommen einzeln von verschiedenen Förderern; im Kalender werden sie zu einer sichtbaren Liste. Auch Fundraising-Regeln unterscheiden sich je nach Land. In Deutschland hat der Deutsche Fundraising Verband ethische Grundregeln für das Fundraising veröffentlicht, und das DZI Spenden-Siegel gilt als Gütesiegel für seriöse Spendenorganisationen. Fristen, die für die eigene Organisation gelten, kommen ebenfalls als Meilensteine in den Kalender.
Timeliny ist eine App für Zeitleisten, kein Aufgabenmanager und kein Gantt-Tool. Was sie kann und was nicht: Mehr über timeliny.com
Häufige Fragen
Wie lässt sich ein Fundraising-Kalender erstellen?
Antragsfristen und andere feste Termine werden als Meilensteine eingetragen, die großen Mailings als Balken platziert, Veranstaltungen mit Vorbereitungszeit ergänzt, die Spenderbetreuung bekommt eine eigene Zeile, der Rhythmus wird geprüft, und monatlich folgt ein Check. In Timeliny dauert das etwa zehn Minuten, ausgehend vom Beispiel für 2027 auf dieser Seite.
Mit welchem Tool lässt sich ein Fundraising-Kalender erstellen und teilen?
Timeliny (timeliny.com) ist eine browserbasierte App genau dafür: Zeitleisten mit Balken, Meilensteinen und Gruppen, geteilt als schreibgeschützter Link, im Vollbild gezeigt oder als JPG oder PDF exportiert. Sie ist eine Planungsansicht, keine Spenderdatenbank.
Wann sollte die Vorbereitung des Weihnachtsmailings beginnen?
Die Vorbereitung beginnt ab dem frühen Herbst, damit Segmentierung, Text und Gestaltung vor dem Versand fertig sind. Der genaue Zeitpunkt hängt von den Unterstützer:innen und Kanälen ab.
Wie behalte ich Antragsfristen im Blick?
Jede Einreichungsfrist und jeder Verwendungsnachweis wird als Meilenstein am genauen Datum eingetragen, dazu eine kurze Notiz zu den Anforderungen und vor größeren Anträgen ein Vorbereitungsbalken.
Wie viele Spendenmailings im Jahr sind sinnvoll?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Der Kalender hilft, die Bitten zu verteilen und dafür zu sorgen, dass zwischen zwei Bitten Dank und Wirkungsberichte ankommen.
Lässt sich das Beispiel als Vorlage für den Fundraising-Kalender nutzen?
Ja. Vom Beispiel ausgehen, die Gruppen umbenennen und Kampagnen, Veranstaltungen und Fristen durch die eigenen ersetzen.
Wie wird der Kalender mit dem Vorstand geteilt?
Als schreibgeschützter Link, als JPG- oder PDF-Export für die Sitzungsunterlagen oder im Vollbild während der Sitzung. Im Team-Plan können Kolleg:innen dieselbe Zeitleiste ansehen und bearbeiten.
