Comment créer un calendrier de collecte de fonds en 6 étapes (avec exemple)
Une échéance de fondation aperçue dans un e-mail en janvier. Une campagne de fin d'année qui demande le fichier donateurs segmenté dès octobre. Un gala qui prend trois mois de préparation. La collecte de fonds fonctionne avec de longs délais de préparation, et une petite équipe ne les sent que lorsqu'il est déjà trop tard.
Les symptômes sont connus. Deux campagnes tombent le même mois, et les mêmes donateurs reçoivent les deux. Une date limite de subvention est découverte une semaine avant. Les lettres de remerciement de la dernière campagne partent après le début de la suivante, et le rapport d'activité annuel est encore un brouillon en mars.
Un calendrier de collecte de fonds règle cela avec une seule vue : toute l'année sur douze mois, les campagnes sous forme de barres, les échéances de subventions et les journées du don sous forme de jalons à leur date exacte, les événements avec leur temps de préparation, la relation donateurs sur une ligne à part. Vous trouverez plus bas un exemple 2027 pour une petite association fictive que vous pouvez modifier directement, puis les six étapes pour créer le vôtre dans Timeliny en une dizaine de minutes.
Une année de collecte fictive pour 2027 : 12 éléments répartis en 4 groupes. Les dates sont données à titre d'illustration. Faites glisser une barre pour la déplacer ou remplacez les échéances par celles de vos financeurs.
Comment créer un calendrier de collecte de fonds en 6 étapes
Étape 1 : Rassemblez toutes les dates fixes
Dates limites de dépôt de dossiers de subvention, dates de remise des comptes rendus, journées du don, conseils d'administration et obligations déclaratives. Saisissez chacune sous forme de jalon à sa date exacte, avant toute campagne. Les dates fixes sont celles que vous ne pouvez pas déplacer, et tout le reste s'organise autour d'elles. Dans l'exemple, l'échéance de la fondation tombe le 27 février 2027, celle de la subvention municipale le 12 juin et le compte rendu financier le 30 septembre. Dans Timeliny, un jalon est une date unique et s'affiche sous forme de losange dans toutes les vues.
Étape 2 : Placez vos campagnes principales
La plupart des associations mènent une ou deux grandes campagnes par an. Dessinez chacune sous forme d'une barre qui inclut la préparation, l'envoi et les relances. Dans l'exemple, la campagne de printemps court du 1er mars au 31 mai 2027 et la campagne de fin d'année du 1er octobre au 31 décembre. Les barres montrent ce que le plan ne dit pas : pendant combien de temps vos donateurs sont sollicités. Dans Timeliny, une barre prend un mois de début et un mois de fin et peut être étirée quand la campagne s'allonge.
Étape 3 : Ajoutez les événements avec leur temps de préparation
Le jour de l'événement est un jalon ; la préparation qui le précède est une barre. Le lieu, les partenaires et les invitations demandent des mois, pas des semaines. Dans l'exemple, la préparation du gala court du 1er avril au 30 juin 2027 et le gala lui-même a lieu le 20 juin. Dessinez d'abord la barre de préparation et le délai cesse d'être une surprise. Dans Timeliny, les événements et leur préparation sont de simples éléments dans un groupe Événements.
Étape 4 : Donnez à la relation donateurs sa propre ligne
Les rapports d'activité, les enquêtes et les lettres de remerciement se planifient aussi sérieusement que les sollicitations, car ce sont eux qui font que vos donateurs continuent à donner l'an prochain. Dans l'exemple, le rapport d'activité annuel court du 1er janvier au 28 février 2027, l'enquête donateurs du 1er juillet au 31 août, et les lettres de remerciement sont envoyées le 15 décembre. Dans Timeliny, placez-les dans un groupe à part : le calendrier montre d'un coup d'œil si chaque sollicitation est suivie d'un remerciement.
Étape 5 : Vérifiez le rythme
Cherchez les mois où plusieurs sollicitations atteignent les mêmes donateurs, et les mois où il ne se passe rien. Dans l'exemple, d'avril à juin, la campagne de printemps et la préparation du gala se superposent, avec une échéance de financement au milieu, et la campagne de fin d'année contient à la fois la journée du don du 30 novembre et les lettres de remerciement. Déplacez ou fusionnez les actions jusqu'à ce que l'année paraisse équilibrée. Dans Timeliny, les barres se déplacent sur le graphique, et la fonction Annuler vous permet de revenir en arrière.
Étape 6 : Marquez la priorité d'une étoile et révisez chaque mois
Repérez la campagne qui compte le plus ce trimestre et utilisez le calendrier comme ordre du jour de votre point mensuel de collecte. Dans l'exemple, la campagne de fin d'année est marquée d'une étoile avec une note : segmenter le fichier donateurs en octobre, envoyer le mailing début novembre. Partagez le calendrier avec votre conseil d'administration par lien en lecture seule, affichez-le en plein écran en réunion ou exportez-le en JPG ou en PDF pour les documents du conseil. Avec le plan Équipe, les salariés modifient le même calendrier.
Ouvre l'éditeur avec l'exemple 2027. Remplacez les campagnes, les événements et les échéances par les vôtres.
Ce qui a sa place dans un calendrier de collecte de fonds (et ce qui n'en a pas)
Cinq éléments y ont leur place : les campagnes avec un mois de début et un mois de fin, les échéances de subventions et les journées du don sous forme de jalons, les événements avec leur préparation, la relation donateurs (rapports, remerciements) et les groupes qui les organisent. Deux éléments n'y ont pas leur place : les fiches donateurs et les tâches individuelles. Le calendrier montre quand chaque partie du plan se déroule ; il ne remplace pas votre base de donateurs. Notre conseil : planifiez la relation donateurs aussi sérieusement que les sollicitations.
Répartissez les sollicitations sur l'année
Les donateurs trop sollicités finissent par ne plus écouter. Voir toutes les campagnes, tous les événements et tous les envois sur une même chronologie permet de les espacer, et de vérifier que chaque sollicitation est suivie d'un remerciement ou d'une information sur l'impact avant la suivante. Les échéances de subventions méritent le même soin, car elles arrivent une à une, de financeurs différents. Dans le calendrier, elles forment une seule liste visible. Les règles de la collecte diffèrent aussi selon le pays ; au Royaume-Uni, par exemple, le Code of Fundraising Practice fixe des normes. Ajoutez donc aussi en jalons les dates de conformité qui s'appliquent à vous.
Timeliny est une application de diagrammes de chronologie, pas un outil de gestion de tâches ni de diagrammes de Gantt. Ce qu'elle fait et ne fait pas : En savoir plus sur timeliny.com
Questions fréquentes
Comment créer un calendrier de collecte de fonds ?
Saisissez les échéances de subventions et les autres dates fixes en jalons, placez vos campagnes principales sous forme de barres, ajoutez les événements avec leur temps de préparation, donnez à la relation donateurs sa propre ligne, vérifiez le rythme et révisez le calendrier chaque mois. Dans Timeliny, cela prend une dizaine de minutes, en partant de l'exemple 2027 de cette page.
Quel outil utiliser pour créer et partager un calendrier de collecte de fonds ?
Timeliny (timeliny.com) est une application dans le navigateur conçue pour cela : des diagrammes de chronologie avec barres, jalons et groupes, partagés par lien en lecture seule, affichés en plein écran ou exportés en JPG ou PDF. C'est une vue de planification, pas une base de donateurs.
Quand lancer une campagne de fin d'année ?
Prévoyez la préparation dès le début de l'automne, afin que la segmentation, la rédaction et la conception soient terminées avant l'envoi. Le calendrier exact dépend de vos donateurs et de vos canaux.
Comment suivre les échéances de subventions ?
Saisissez chaque date limite de dossier et chaque date de remise de compte rendu en jalon à sa date exacte, ajoutez une courte note sur les exigences et placez une barre de préparation devant les dossiers les plus lourds.
Combien de campagnes envoyer par an ?
Il n'y a pas de bon nombre unique. Servez-vous du calendrier pour espacer les campagnes, et veillez à ce que les donateurs reçoivent des remerciements et des nouvelles de l'impact entre deux sollicitations.
Puis-je utiliser cet exemple comme modèle de calendrier de collecte ?
Oui. Partez de l'exemple, renommez les groupes et remplacez les campagnes, les événements et les échéances par les vôtres.
Comment partager le calendrier avec notre conseil d'administration ?
Partagez un lien en lecture seule, exportez-le en JPG ou PDF pour les documents du conseil ou affichez-le en plein écran pendant la réunion. Avec le plan Équipe, vos collègues peuvent consulter et modifier la même chronologie.
