फंडरेज़िंग कैलेंडर कैसे बनाएँ: 6 स्टेप में (उदाहरण के साथ)
किसी फ़ाउंडेशन की डेडलाइन, जो आपने जनवरी में एक ईमेल में देखी थी। साल के आख़िर की अपील, जिसके लिए अक्तूबर तक डोनर लिस्ट सेगमेंट होनी चाहिए। एक गाला, जिसकी तैयारी में तीन महीने लगते हैं। फंडरेज़िंग लंबे लीड टाइम पर चलती है, और छोटी टीम को हर एक का एहसास तब होता है जब बहुत देर हो चुकी होती है।
लक्षण जाने-पहचाने हैं। दो अपीलें एक ही महीने में पहुँचती हैं और वही समर्थक दोनों पाते हैं। ग्रांट की डेडलाइन एक हफ़्ते पहले पता चलती है। पिछली अपील के धन्यवाद पत्र अगली अपील शुरू होने के बाद जाते हैं, और सालाना इम्पैक्ट रिपोर्ट मार्च में भी ड्राफ़्ट ही है।
फंडरेज़िंग कैलेंडर इसे एक व्यू में सुलझा देता है: बारह महीनों में फैला पूरा साल, अपीलें बार के रूप में, ग्रांट और CSR डेडलाइन और गिविंग डे अपनी सटीक तारीख़ पर माइलस्टोन के रूप में, इवेंट अपनी तैयारी के समय के साथ, और डोनर केयर अपनी अलग पंक्ति में। नीचे 2027 की एक काल्पनिक छोटी संस्था का पूरा उदाहरण है जिसे आप सीधे एडिट कर सकते हैं, और Timeliny में अपना कैलेंडर लगभग दस मिनट में बनाने के छह स्टेप भी।
2027 का एक काल्पनिक फंडरेज़िंग साल: 4 समूहों में 12 आइटम। तारीख़ें उदाहरण के लिए हैं। किसी बार को खींचकर खिसकाएँ, या डेडलाइन की जगह अपने फंडर्स की डेडलाइन डालें।
फंडरेज़िंग कैलेंडर 6 स्टेप में कैसे बनाएँ
स्टेप 1: हर तय तारीख़ इकट्ठा करें
ग्रांट आवेदन की डेडलाइन, रिपोर्ट जमा करने की तारीख़ें, गिविंग डे, बोर्ड मीटिंग और कंप्लायंस फ़ाइलिंग। किसी भी अभियान से पहले हर एक को माइलस्टोन के रूप में उसकी सटीक तारीख़ पर डालें। तय तारीख़ें वे हैं जो खिसक नहीं सकतीं, और बाक़ी सब उन्हीं के आसपास प्लान होता है। उदाहरण में फ़ाउंडेशन की डेडलाइन 27 फ़रवरी 2027 को है, CSR प्रस्ताव की डेडलाइन 12 जून को और ग्रांट रिपोर्ट 30 सितंबर को। Timeliny में, माइलस्टोन एक ही तारीख़ होता है और हर व्यू में हीरे के निशान के रूप में दिखता है।
स्टेप 2: अपनी मुख्य अपीलें रखें
ज़्यादातर संस्थाएँ साल में एक या दो बड़ी अपीलें चलाती हैं। हर एक को एक बार के रूप में बनाएँ, जिसमें तैयारी, भेजना और फ़ॉलो-अप शामिल हों। उदाहरण में वसंत की अपील 1 मार्च से 31 मई 2027 तक चलती है और साल के आख़िर की अपील 1 अक्तूबर से 31 दिसंबर तक। बार वह दिखाते हैं जो प्लान नहीं दिखाता: समर्थकों से कितने समय तक माँगा जा रहा है। Timeliny में, बार को शुरू और खत्म होने का महीना देना होता है और अपील बड़ी होने पर उसे खींचकर लंबा किया जा सकता है।
स्टेप 3: इवेंट को उनके लीड टाइम के साथ जोड़ें
इवेंट का दिन माइलस्टोन है; उससे पहले की प्लानिंग बार। वेन्यू, स्पॉन्सर और निमंत्रणों में हफ़्ते नहीं, महीने लगते हैं। उदाहरण में गाला की तैयारी 1 अप्रैल से 30 जून 2027 तक चलती है और गाला ख़ुद 20 जून को है। पहले तैयारी वाला बार बनाएँ और लीड टाइम चौंकाना बंद कर देता है। Timeliny में, इवेंट और उनकी तैयारी इवेंट समूह में सामान्य आइटम हैं।
स्टेप 4: डोनर केयर को अपनी पंक्ति दें
इम्पैक्ट रिपोर्ट, सर्वे और धन्यवाद पत्रों की प्लानिंग भी उतनी ही सोच-समझकर करें जितनी माँगों की, क्योंकि यही समर्थकों को अगले साल भी देते रहने के लिए जोड़े रखते हैं। उदाहरण में सालाना इम्पैक्ट रिपोर्ट 1 जनवरी से 28 फ़रवरी 2027 तक चलती है, डोनर सर्वे 1 जुलाई से 31 अगस्त तक, और धन्यवाद पत्र 15 दिसंबर को भेजे जाते हैं। Timeliny में, इन्हें अपने अलग समूह में रखें और कैलेंडर एक नज़र में दिखा देता है कि हर माँग के बाद धन्यवाद आया या नहीं।
स्टेप 5: लय जाँचें
ऐसे महीने खोजें जिनमें एक ही समर्थकों से कई माँगें हो रही हैं, और ऐसे महीने जिनमें कुछ भी नहीं। उदाहरण में अप्रैल से जून में वसंत की अपील और गाला की तैयारी साथ-साथ चलती हैं, बीच में एक फंडिंग डेडलाइन के साथ, और साल के आख़िर की अपील के भीतर 30 नवंबर का गिविंग डे और धन्यवाद पत्र दोनों हैं। गतिविधियों को तब तक खिसकाएँ या मिलाएँ जब तक साल संतुलित न लगे। Timeliny में, बार चार्ट पर ही खिसकते हैं, और अनडू आपको वापस ले जाता है।
स्टेप 6: प्राथमिकता को स्टार करें और हर महीने समीक्षा करें
इस तिमाही का सबसे अहम अभियान चिह्नित करें, और कैलेंडर को अपनी मासिक फंडरेज़िंग चेक-इन का एजेंडा बनाएँ। उदाहरण में साल के आख़िर की अपील पर स्टार और नोट है: डोनर लिस्ट को अक्तूबर में सेगमेंट करें, अपील नवंबर की शुरुआत में भेजें। इसे बोर्ड के साथ सिर्फ़-देखने वाले लिंक के रूप में साझा करें, मीटिंग में फ़ुलस्क्रीन में दिखाएँ, या बोर्ड के काग़ज़ात के लिए JPG अथवा PDF में एक्सपोर्ट करें। टीम प्लान पर स्टाफ़ एक ही कैलेंडर एडिट करता है।
एडिटर 2027 के उदाहरण के साथ खुलता है। अभियान, इवेंट और डेडलाइन अपने डालें।
फंडरेज़िंग कैलेंडर में क्या आता है (और क्या नहीं)
पाँच चीज़ें आती हैं: शुरू और खत्म होने के महीने वाली अपीलें और अभियान, माइलस्टोन के रूप में ग्रांट और CSR डेडलाइन तथा गिविंग डे, तैयारी समेत इवेंट, रिपोर्ट और धन्यवाद जैसा डोनर केयर, और इन सबको व्यवस्थित करने वाले समूह। दो चीज़ें नहीं आतीं: डोनर के रिकॉर्ड और अलग-अलग टास्क। कैलेंडर दिखाता है कि प्लान का हर हिस्सा कब होता है; वह आपके डोनर डेटाबेस की जगह नहीं लेता। हमारी सलाह: डोनर केयर की प्लानिंग भी उतनी ही सोच-समझकर करें जितनी माँगों की।
माँगों को पूरे साल में फैलाएँ
जिन समर्थकों से बहुत बार माँगा जाता है, वे सुनना बंद कर देते हैं। हर अपील, इवेंट और मेलिंग एक ही टाइमलाइन पर देखने से उन्हें दूर-दूर रखना आसान हो जाता है, और यह जाँचना भी कि अगली माँग से पहले हर माँग के बाद धन्यवाद या इम्पैक्ट अपडेट गया या नहीं। ग्रांट और CSR डेडलाइन को भी यही ध्यान चाहिए, क्योंकि वे अलग-अलग फंडर्स से एक-एक करके आती हैं। कैलेंडर पर वे एक दिखने वाली सूची बन जाती हैं। फंडरेज़िंग के नियम देश के हिसाब से अलग होते हैं; यूनाइटेड किंगडम में, उदाहरण के लिए, Code of Fundraising Practice मानक तय करता है, इसलिए जो कंप्लायंस तारीख़ें आप पर लागू होती हैं (भारत में जैसे 80G/12A या FCRA से जुड़ी), उन्हें भी माइलस्टोन के रूप में डालें।
Timeliny एक टाइमलाइन-चार्ट ऐप है, टास्क मैनेजर या गैंट टूल नहीं। यह क्या करता है और क्या नहीं: timeliny.com के बारे में और पढ़ें
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
फंडरेज़िंग कैलेंडर कैसे बनाएँ?
ग्रांट डेडलाइन और दूसरी तय तारीख़ों को माइलस्टोन के रूप में डालें, अपनी मुख्य अपीलें बार के रूप में रखें, इवेंट को उनकी तैयारी के समय के साथ जोड़ें, डोनर केयर को अपनी पंक्ति दें, लय जाँचें, और हर महीने समीक्षा करें। Timeliny में इस पेज के 2027 के उदाहरण से शुरू करके इसमें लगभग दस मिनट लगते हैं।
फंडरेज़िंग कैलेंडर बनाने और साझा करने के लिए कौन-सा टूल इस्तेमाल करें?
Timeliny (timeliny.com) ठीक इसी काम के लिए बना ब्राउज़र-आधारित ऐप है: बार, माइलस्टोन और समूहों वाले टाइमलाइन चार्ट, जिन्हें सिर्फ़-देखने वाले लिंक से साझा किया जा सकता है, फ़ुलस्क्रीन में दिखाया जा सकता है, या JPG और PDF में एक्सपोर्ट किया जा सकता है। यह प्लानिंग व्यू है, डोनर डेटाबेस नहीं।
साल के आख़िर की अपील कब शुरू होनी चाहिए?
तैयारी शुरुआती पतझड़ (सितंबर-अक्तूबर) से प्लान करें, ताकि अपील जाने से पहले सेगमेंटेशन, लेखन और डिज़ाइन पूरे हो चुके हों। सही समय आपके समर्थकों और चैनलों पर निर्भर करता है।
ग्रांट डेडलाइन का हिसाब कैसे रखें?
हर आवेदन की डेडलाइन और रिपोर्ट की तारीख़ को उसकी सटीक तारीख़ पर माइलस्टोन के रूप में डालें, शर्तों का छोटा नोट जोड़ें, और बड़े आवेदनों के आगे तैयारी का बार रखें।
साल में कितनी अपीलें भेजनी चाहिए?
कोई एक सही संख्या नहीं है। कैलेंडर से अपीलों के बीच दूरी रखें, और पक्का करें कि माँगों के बीच समर्थकों को धन्यवाद और इम्पैक्ट अपडेट मिलें।
क्या इसे फंडरेज़िंग कैलेंडर टेम्पलेट की तरह इस्तेमाल कर सकते हैं?
हाँ। उदाहरण से शुरू करें, समूहों के नाम बदलें और अभियान, इवेंट व डेडलाइन की जगह अपने डालें।
कैलेंडर अपने बोर्ड के साथ कैसे साझा करें?
सिर्फ़-देखने वाला लिंक साझा करें, बोर्ड के काग़ज़ात के लिए JPG या PDF में एक्सपोर्ट करें, या मीटिंग में फ़ुलस्क्रीन में दिखाएँ। टीम प्लान पर साथी उसी टाइमलाइन को देख और एडिट कर सकते हैं।
