Como criar um calendário de captação de recursos em 6 passos (com exemplo)
O prazo de um edital que você viu num e-mail em janeiro. Uma campanha de fim de ano que precisa da base de doadores segmentada até outubro. Um jantar beneficente que leva três meses para ser preparado. A captação de recursos vive de prazos longos, e uma equipe pequena só sente cada um deles quando já é tarde.
Os sintomas são conhecidos. Duas campanhas caem no mesmo mês e os mesmos apoiadores recebem as duas. O prazo de um edital é descoberto com uma semana para o fim. As cartas de agradecimento da última campanha saem depois que a próxima já começou, e o relatório anual de impacto ainda é um rascunho em março.
Um calendário de captação de recursos resolve isso com uma única visão: o ano inteiro em doze meses, campanhas como barras, prazos de editais e dias de doação como marcos nas datas exatas, eventos com o tempo de preparação e o relacionamento com doadores em uma linha própria. Abaixo, um exemplo completo para uma pequena ONG fictícia em 2027 que você pode editar na hora e os seis passos para montar o seu no Timeliny em cerca de dez minutos.
Um ano de captação fictício para 2027: 12 itens em 4 grupos. As datas são ilustrativas. Arraste uma barra para movê-la ou troque os prazos pelos dos seus financiadores.
Como criar um calendário de captação de recursos em 6 passos
Passo 1: reúna todas as datas fixas
Prazos de inscrição em editais, datas de prestação de contas, dias de doação, reuniões do conselho e obrigações legais. Coloque cada uma como um marco na data exata, antes de qualquer campanha. As datas fixas são as que você não pode mover, e todo o resto é planejado em torno delas. No exemplo, o prazo do edital da fundação é em 27 de fevereiro de 2027, o do edital municipal em 12 de junho e a prestação de contas do edital em 30 de setembro. No Timeliny, um marco é uma data única e aparece como um losango em todas as visualizações.
Passo 2: posicione as principais campanhas
A maioria das organizações faz uma ou duas grandes campanhas por ano. Desenhe cada uma como uma única barra que inclui preparação, envio e acompanhamento. No exemplo, a campanha do primeiro semestre vai de 1º de março a 31 de maio de 2027 e a de fim de ano de 1º de outubro a 31 de dezembro. As barras mostram algo que o plano não mostra: por quanto tempo os apoiadores estão sendo abordados. No Timeliny, uma barra recebe um mês de início e um de fim e pode ser esticada quando a campanha cresce.
Passo 3: adicione os eventos com o tempo de preparação
O dia do evento é um marco; o planejamento anterior é uma barra. Local, patrocinadores e convites levam meses, não semanas. No exemplo, a preparação do jantar beneficente vai de 1º de abril a 30 de junho de 2027 e o jantar em si é em 20 de junho. Desenhe primeiro a barra de preparação e o tempo de antecedência deixa de ser surpresa. No Timeliny, os eventos e a preparação deles são itens comuns em um grupo de Eventos.
Passo 4: dê ao relacionamento com doadores uma linha própria
Relatórios de impacto, pesquisas e cartas de agradecimento merecem tanto planejamento quanto os pedidos, porque são eles que mantêm os apoiadores doando no ano seguinte. No exemplo, o relatório anual de impacto vai de 1º de janeiro a 28 de fevereiro de 2027, a pesquisa com doadores de 1º de julho a 31 de agosto, e as cartas de agradecimento saem em 15 de dezembro. No Timeliny, coloque tudo em um grupo próprio e o calendário mostra de relance se cada pedido é seguido de um agradecimento.
Passo 5: confira o ritmo
Procure meses com vários pedidos aos mesmos apoiadores e meses sem nada. No exemplo, de abril a junho a campanha do primeiro semestre e a preparação do jantar correm juntas, com um prazo de edital no meio, e a campanha de fim de ano contém tanto o Dia de Doar, em 30 de novembro, quanto as cartas de agradecimento. Mova ou junte atividades até o ano parecer equilibrado. No Timeliny, as barras se movem no gráfico e o desfazer leva você de volta.
Passo 6: marque a prioridade com uma estrela e revise todo mês
Marque a campanha que mais importa neste trimestre e use o calendário como pauta da reunião mensal de captação. No exemplo, a campanha de fim de ano tem uma estrela e uma nota: segmentar a base de doadores em outubro e enviar a campanha no início de novembro. Compartilhe com o conselho por um link somente para visualização, mostre em tela cheia na reunião ou exporte em JPG ou PDF para os documentos do conselho. No plano Equipe, a equipe edita o mesmo calendário.
Abre o editor com o exemplo de 2027. Troque as campanhas, os eventos e os prazos pelos seus.
O que entra em um calendário de captação de recursos (e o que não entra)
Cinco coisas entram: campanhas com um mês de início e um de término, prazos de editais e dias de doação como marcos, eventos incluindo a preparação, relacionamento com doadores (relatórios e agradecimentos) e os grupos que organizam tudo isso. Duas coisas não entram: cadastros de doadores e tarefas individuais. O calendário mostra quando cada parte do plano acontece; ele não substitui o seu banco de dados de doadores. Nossa orientação: planeje o relacionamento com doadores com o mesmo cuidado dos pedidos.
Distribua os pedidos ao longo do ano
Apoiadores abordados com frequência demais deixam de ouvir. Ver todas as campanhas, eventos e envios em uma só linha do tempo facilita espaçá-los e conferir se cada pedido é seguido de um agradecimento ou de uma atualização de impacto antes do próximo. Os prazos de editais pedem o mesmo cuidado, porque chegam um a um, de financiadores diferentes. No calendário, viram uma única lista visível. As regras também variam conforme o país; no Brasil, por exemplo, a Lei nº 13.019/2014 estabelece o regime jurídico das parcerias entre a administração pública e as organizações da sociedade civil, com chamamento público e prestação de contas, então lance também como marcos as datas de conformidade que valem para você.
O Timeliny é um aplicativo de gráficos de cronograma, não um gerenciador de tarefas nem uma ferramenta de Gantt. O que ele faz e o que não faz: Saiba mais sobre o timeliny.com
Perguntas frequentes
Como criar um calendário de captação de recursos?
Insira os prazos de editais e as outras datas fixas como marcos, posicione as principais campanhas como barras, adicione os eventos com o tempo de preparação, dê ao relacionamento com doadores uma linha própria, confira o ritmo e revise todo mês. No Timeliny leva cerca de dez minutos, a partir do exemplo de 2027 desta página.
Qual ferramenta posso usar para criar e compartilhar um calendário de captação de recursos?
O Timeliny (timeliny.com) é um aplicativo que funciona no navegador e serve exatamente para isso: gráficos de cronograma com barras, marcos e grupos, compartilhados por link somente para visualização, exibidos em tela cheia ou exportados em JPG ou PDF. É uma visão de planejamento, não um banco de dados de doadores.
Quando a campanha de fim de ano deve começar?
Planeje a preparação a partir do início do outono (no Brasil, em geral o segundo semestre), para que segmentação, redação e design estejam prontos antes do envio. O momento exato depende dos seus apoiadores e canais.
Como acompanho os prazos dos editais?
Lance cada prazo de inscrição e cada data de prestação de contas como um marco na data exata, acrescente uma nota curta com os requisitos e coloque uma barra de preparação antes das inscrições maiores.
Quantas campanhas devemos enviar por ano?
Não existe um número certo. Use o calendário para espaçar as campanhas e garantir que os apoiadores recebam agradecimentos e atualizações de impacto entre um pedido e outro.
Posso usar isto como modelo de calendário de captação?
Sim. Comece pelo exemplo, renomeie os grupos e troque as campanhas, os eventos e os prazos pelos seus.
Como compartilho o calendário com o nosso conselho?
Compartilhe um link somente para visualização, exporte em JPG ou PDF para os documentos do conselho ou apresente em tela cheia durante a reunião. No plano Equipe, os colegas podem visualizar e editar o mesmo cronograma.
