Como criar um cronograma de obras de vários projetos em 6 passos (com exemplo)
Três obras, três cronogramas detalhados, três gerentes de projeto. Aí o diretor pergunta quais obras estão em fase de estrutura em julho, se a escola reabre antes de o telhado ficar pronto e quando cai a próxima entrega. Cada resposta exige um arquivo diferente, e nenhum deles mostra as outras duas obras.
Os cronogramas detalhados não são o problema; eles precisam ser detalhados. O problema é que ninguém enxerga o conjunto. Duas empreiteiras acabam sendo necessárias em duas obras no mesmo mês. Uma licença atrasa e ninguém sabe qual início de obra ela empurra. O cliente com três prédios em andamento recebe três relatórios de status separados.
Um cronograma de obras de vários projetos resolve isso com uma visão acima dos cronogramas: cada obra como um grupo, as etapas principais como barras, licenças, vistorias e entregas como marcos nas datas exatas. Abaixo, um exemplo completo com três obras fictícias em 2027 e 2028 que você pode editar na hora e os seis passos para montar o seu no Timeliny em cerca de dez minutos.
Um portfólio fictício para 2027 e 2028: três obras e um grupo de licenças, 12 itens. Arraste uma etapa para movê-la, estique-a ou adicione uma quarta obra.
Como criar um cronograma de obras de vários projetos em 6 passos
Passo 1: liste as obras em andamento e as da carteira
Cada obra ganha o seu grupo. Inclua os projetos aprovados que ainda não começaram, porque eles disputam as mesmas pessoas que as obras já em andamento. De três a dez projetos é a faixa em que uma visão de portfólio começa a compensar. No exemplo, os grupos são um edifício de escritórios, uma reforma de escola e um galpão. No Timeliny, um grupo é uma linha com nome e cor própria.
Passo 2: pegue as etapas de cada cronograma de obra
Copie apenas as etapas principais (terraplenagem e fundações, estrutura e vedações, acabamentos, instalações prediais) com os meses planejados de início e de fim. As atividades ficam no cronograma da obra, que é o lugar delas. De cinco a oito barras por projeto costumam bastar para contar a história dele. No exemplo, o edifício de escritórios tem fundações de janeiro a abril de 2027, estrutura e vedações de maio a outubro e acabamentos de novembro de 2027 a junho de 2028. No Timeliny, uma barra recebe um mês de início e um de fim.
Passo 3: adicione licenças e aprovações em um grupo próprio
Alvarás e outras aprovações costumam decidir quando todo o resto pode começar. Coloque-os em um grupo próprio, para que uma aprovação atrasada mostre qual início ela empurra. No exemplo, o alvará de construção do galpão vai de janeiro a março de 2027, e a estrutura do galpão começa em 1º de abril. No Timeliny, uma nota na licença guarda a condição ou o documento que ainda está pendente; o item com estrela no exemplo diz "Enviar os projetos até o fim de janeiro."
Passo 4: marque vistorias e entregas como marcos
Vistorias do Corpo de Bombeiros, conclusão da obra, entrega ao cliente e vistorias de garantia são dias fixos. Lance cada uma com a data exata: no exemplo, a entrega dos escritórios é em 15 de julho de 2028, a vistoria do Corpo de Bombeiros em 20 de maio de 2028 e a escola reabre em 1º de setembro de 2027. São as datas sobre as quais clientes e diretores perguntam, então devem ser a primeira coisa que o gráfico mostra. No Timeliny, os marcos aparecem como losangos em todas as visualizações.
Passo 5: olhe o portfólio como um todo
Agora leia o gráfico na horizontal. No exemplo, de julho a agosto de 2027 as três obras estão ativas ao mesmo tempo: estrutura nos escritórios, telhado e salas de aula na escola, estrutura do galpão. Se a mesma empreiteira é necessária nas três, esse é o mês para conferir. E a reforma das salas de aula continua até setembro, o mês em que a escola reabre: uma barra que invade o período letivo. No Timeliny, as barras se movem no gráfico e o desfazer leva você de volta.
Passo 6: atualize depois de cada revisão de cronograma
A visão geral só é útil se bater com os cronogramas das obras. Depois de cada revisão, o gerente de projeto move as barras do seu projeto, e o portfólio passa a mostrar o último plano combinado em vez do trimestre passado. Compartilhe por um link somente para visualização com os clientes, apresente em tela cheia na revisão do portfólio ou exporte em JPG ou PDF para o material da diretoria. No plano Equipe, os gerentes de projeto editam seus próprios projetos no mesmo cronograma.
Abre o editor com o exemplo de 2027 e 2028. Troque as obras e as etapas pelas suas.
Cronograma de obras de vários projetos ou cronograma da obra?
Não são a mesma coisa, e você precisa dos dois. O cronograma da obra é o plano de trabalho de um projeto: centenas de atividades, dependências, caminho crítico, recursos. Esse é o trabalho de um software de planejamento. O cronograma de portfólio fica acima dele e responde a outra pergunta: o que está acontecendo em todas as obras este ano? Ele mostra etapas e marcos, não atividades. Se você colocar atividades da obra no portfólio, ele fica ilegível; se tocar as obras sem a visão de portfólio, não verá as colisões entre elas.
Quem usa um cronograma de portfólio, e para quê
Diretores que precisam ver para onde vai a capacidade da empresa. Gerentes de projeto que dividem equipes ou empreiteiras entre obras. Clientes com vários prédios em andamento. Equipes de facilities que planejam reformas em torno de férias escolares ou mudanças de inquilinos. Janelas sazonais também contam: obras de telhado nos meses secos, trabalhos em escolas nas férias, obras externas paradas no pico das chuvas. Uma visão de dois anos deixa essas janelas visíveis. O Construction Playbook, do governo do Reino Unido, incentiva clientes públicos a pensar em portfólios e programas, e uma visão geral em uma tela é a forma mais simples de começar.
O Timeliny é um aplicativo de gráficos de cronograma, não um gerenciador de tarefas nem uma ferramenta de Gantt. O que ele faz e o que não faz: Saiba mais sobre o timeliny.com
Perguntas frequentes
Como criar um cronograma de obras de vários projetos?
Dê um grupo a cada projeto, pegue as etapas principais de cada cronograma de obra como barras, adicione licenças e aprovações em um grupo próprio, marque vistorias e entregas como marcos, procure colisões no portfólio e atualize depois de cada revisão de cronograma. No Timeliny leva cerca de dez minutos, a partir do exemplo desta página.
Qual ferramenta posso usar para criar e compartilhar um cronograma de obras de vários projetos?
O Timeliny (timeliny.com) é um aplicativo que funciona no navegador e serve exatamente para isso: gráficos de cronograma com barras, marcos e grupos, compartilhados por link somente para visualização, exibidos em tela cheia ou exportados em JPG ou PDF. É a visão geral acima dos cronogramas das obras, não um software de planejamento de obras.
Ainda preciso dos cronogramas detalhados de cada obra?
Sim. O Timeliny não tem dependências, caminho crítico nem nivelamento de recursos. Mantenha os cronogramas detalhados em uma ferramenta de planejamento e use o cronograma de portfólio para a visão geral acima deles.
Quantas etapas cada projeto deve mostrar?
Em geral de cinco a oito etapas principais. Se precisar de mais, o detalhe pertence ao cronograma da obra.
Como planejo em torno de janelas sazonais?
Use uma visão de dois ou três anos para que janelas como as férias escolares fiquem visíveis, e confira se obras de telhado ou reformas de escolas caem dentro delas.
Vários gerentes de projeto podem atualizar o mesmo cronograma?
Sim. No plano Equipe você convida colegas para visualizar e editar os mesmos cronogramas, e cada gerente de projeto mantém o seu projeto em dia.
Como compartilho a visão geral com um cliente?
Compartilhe um link somente para visualização, exporte em JPG ou PDF e anexe ao seu relatório, ou apresente em tela cheia durante a reunião.
