チームの休暇予定表の作り方：1年分を一目で共有する6ステップ（例つき）
リリース前の木曜日、チームリーダーなら誰もが口にする質問が出ます。来週、実際に誰がいるのか。答えは、人事のポータル、共有カレンダー、2つのチャットのスレッド、そして自分の記憶に散らばっていて、どれも食い違っています。
よくある状況です。8月の同じ2週間に3人が休みたがる一方で、6月は誰も休まない。リリースの凍結期間が始まったのに、すでにフライトを予約している人がいる。新しいメンバーが「25日は会社の休業日ですか」と尋ねても、誰も確信が持てない。
チームの休暇予定表は、これを1つのビューで解決します。12か月にわたる1年分を、1人1行で並べ、休暇はすべて正確な日付のバーに、全社の休業日は専用の行にまとめます。この下に、2027年を想定した直接編集できる例と、Timelinyで自分のチーム用を約10分で作る6つのステップがあります。承認や休暇の残日数はこれまでの場所で管理し、ここで作るのはその上に重ねる全体像です。
2027年の架空のチームの休暇予定表：4人と会社の行、11項目。休暇をドラッグして別の週に動かしたり、日付を変えたり、自分の項目を追加したりできます。
チームの休暇予定表を6ステップで作る方法
ステップ1：メンバーごとに1行を用意する
メンバー1人に1行です。メンバー間の重なりを見ることがこの表の目的で、1人ずつ行がなければ重なりは見えません。12人ほどまでのチームなら1画面に収まり、それより大きな部署はチームごとに1枚にするほうが読みやすくなります。Timelinyでは、各行が人の名前のついたグループで、それぞれに色を付けられます。
ステップ2：先に全社の休業日を入れる
オフィスの休業日、会社の休業日、チームの勤務地で適用される祝日は、誰かの休暇より先に、共有の「会社」の行に入れます。誰も働かない日が見えていれば、ほかの判断がしやすくなります。例では、2027年5月25日が会社の休業日、12月24日がオフィスの休業日です。Timelinyでは、1日だけの項目はマイルストーンで、どのビューでもひし形で表示されます。
ステップ3：休暇が取りにくい期間に印を付ける
リリースの凍結期間、年度末の決算、展示会の月。それぞれを会社の行にバーとして描き、ルールを短いメモで添えます。例では、リリース凍結が2027年11月22日から12月6日までで、メモにはリリース担当は休暇を取らないと書かれています。人は目に見えるものに合わせて計画するので、申請が届く前にルールを見える形にしておきましょう。
ステップ4：承認された休暇を正確な日付で入れる
いつもの手続きで承認された休暇を、正確な開始日と終了日のバーとして入れます。休暇が月初に始まることはまれで、違う週を覆うバーは、バーがないよりも悪い結果になります。名前は「休暇」や「夏季休暇」とし、休む理由は共有の表に載せません。Timelinyでは、バーに正確な日付を設定でき、あとから移動したり伸ばしたりできます。
ステップ5：重なりを探す
月ごとに見ていき、複数のメンバーが同時に休む週がないか確認します。特に締め切りの近くと凍結期間の中が要注意です。例では、田中さんが2027年8月2日から20日まで、鈴木さんが8月17日から9月4日まで休むため、8月17日から20日は2人とも不在です。この話し合いは、7月ではなく1月にしておきたいものです。別の組み合わせを試したいときは、元に戻す機能で戻せます。
ステップ6：共有し、最新の状態に保つ
定例ミーティングで表示する、閲覧専用リンクで共有する、JPGやPDFにしてチームのスペースに置く。休暇が変わったら、次のレビューを待たず、その日に更新します。Teamプランでは、チームリーダーがコピーをメールで回す代わりに同じ表を編集でき、共有リンクを公開したくない場合はパスワードで保護できます。
2027年の例でエディタが開きます。名前と日付をチームのものに置き換えてください。
休暇予定表に載せるもの（載せないもの）
載せるものは4つです。メンバーごとの行、正確な日付のバーとしての休暇、休業日や休館日を入れる会社の行、そして休暇を取りにくくする凍結期間や繁忙期。載せないものは3つです。休暇の残日数、申請と承認、休む理由。これらは人事の手続きで管理します。表に載せないからこそ、広く共有できます。Timelinyの考え方は、承認済みのものだけを載せることです。
休暇予定表と人事システムの違い
人事システムは、申請、承認、付与日数を記録するもので、ルールは国や契約によって異なります。答えるのは「鈴木さんの残りは何日か」という問いです。休暇予定表が答えるのは別の問い、「8月の第2週に誰がいるか」です。これは人と時間をまたいだ見え方で、人事システムはあまり得意としません。多くのチームは両方を使い、人事システムは記録として、予定表はチームミーティングで画面に映すものとして使います。日本では、たとえば厚生労働省の働き方・休み方改善ポータルサイトが年次有給休暇の制度を案内しています。予定表は付与日数を計算せず、承認済みの内容を見せるだけです。
Timelinyはタイムラインチャートのアプリであり、タスク管理ツールやガントツールではありません。できることと、できないこと： timeliny.comについてもっと読む
よくある質問
チームの休暇予定表はどう作りますか？
メンバーごとに1行を用意し、全社の休業日と凍結期間を入れ、承認された休暇を正確な日付のバーで入力し、重なりを確認して共有します。Timelinyなら、このページの2027年の例から始めて約10分で作れます。
チームの休暇予定表を作って共有するには、どのツールが使えますか？
Timeliny (timeliny.com) は、まさにそのためのブラウザ型アプリです。バー、マイルストーン、グループで構成されるタイムラインチャートを作り、閲覧専用リンクで共有したり、全画面で表示したり、JPGやPDFでエクスポートしたりできます。人事システムとの連携や、プロジェクト管理の設定は必要ありません。
休暇を正確な日付で入力できますか？
はい。休暇ごとに正確な開始日と終了日のバーを作れるので、月ではなく、誰がどの日に休むのかが正確にわかります。
祝日はどう表示しますか？
共有の会社の行に、マイルストーンまたはバーとして追加します。祝日は国や地域によって異なるので、チームの勤務地に当てはまるものを入力してください。
予定表には申請中の休暇と承認済みの休暇のどちらを載せますか？
Timelinyの考え方では、承認済みの休暇だけです。この表はチームが計画の拠り所にするもので、申請と承認は人事の手続きで扱います。
1枚に何人まで載せられますか？
12人ほどまでのチームなら、1画面に無理なく収まります。それより大きな部署は、チームごとにタイムラインを分けてください。
個人的な事情を見せずに、休暇予定表をチームに共有するには？
理由を書かずに休暇を「休暇」と名付け、閲覧専用リンクで共有します。必要ならパスワードを設定でき、閲覧する人のアカウントは不要です。
